Chiarisci quale documento serve
La contabile ti ha chiesto «PayPal di settembre». Prima di scaricare il primo file, chiarisci se le serve un estratto conto, il dettaglio delle transazioni o un documento relativo a un singolo pagamento. Due file in formato PDF non hanno necessariamente lo stesso contenuto.
Comincia con una risposta semplice: «Ti serve l’estratto mensile, un’esportazione delle transazioni da importare o il dettaglio di un pagamento? Per quale conto e periodo?». Definisci così il documento di cui potrai poi verificare la completezza.
Estratto ed esportazione rispondono a domande diverse
PayPal descrive gli estratti mensili e personalizzati come riepiloghi con saldi e movimenti che incidono sul saldo nel periodo selezionato. Precisa inoltre che non comprendono tutte le transazioni in sospeso. Un estratto di questo tipo non è quindi un elenco generale di tutto ciò che hai mai inserito nel conto.
Documentazione degli estratti PayPal →
Activity Download è un altro tipo di report: offre dati dettagliati sulle transazioni per un intervallo scelto e in diversi formati. PayPal distingue, fra gli altri campi, stato, valuta, importo e identificativo della transazione.
Documentazione dell’esportazione delle attività →
Scegli dunque il report in base alla domanda. Per confrontare la situazione mensile può servire un estratto; per elaborare le singole voci, la contabile può richiedere un CSV. Conferma la scelta invece di considerare un documento come sostituto dell’altro.
Annota la copertura al momento del download
Nei report del conto corretto, seleziona il tipo di documento richiesto, l’inizio e la fine del periodo e il formato concordato. I comandi e lo storico disponibili possono variare in base al conto e al mercato. Se non vedi l’opzione necessaria, consulta la guida del tuo conto PayPal o chiedi al titolare del conto.
Quando il file è pronto, aprilo e verifica periodo, valute e tipo di report. Se l’esportazione arriva come pacchetto di più file, controllane tutte le parti. Conserva i file originali e scrivi le note in un elenco separato.
Un pagamento non copre l’intero mese
In un esempio ipotetico, Zuzana ha bisogno delle transazioni di settembre del PayPal aziendale. Scarica però soltanto il dettaglio dell’ultimo pagamento. Può esserle utile per un acquisto specifico, ma non copre la richiesta relativa all’intero mese.
Zuzana conferma quindi con la contabile l’esportazione richiesta e la crea per tutto l’intervallo concordato. Accanto al file annota «conto aziendale A, settembre, Activity Download, CSV». Se il documento contiene diverse valute, le mantiene come sono riportate dal servizio, senza effettuare una propria conversione.
Cerca anche presso il fornitore il documento d’acquisto mancante
Un riepilogo di pagamento non è automaticamente una fattura per il servizio o il bene acquistato. Se alla contabile serve il documento del fornitore, richiedilo separatamente e collegalo al pagamento mediante un identificativo noto o un ordine.
Accompagna la consegna, per esempio, con questa nota: «Allego l’esportazione di settembre del PayPal aziendale nel formato concordato. La fattura dell’acquisto contrassegnato manca ancora ed è stata richiesta al fornitore». Chi riceve il file sa così che cosa contiene e quale questione resta aperta.