Aclara qué documento necesitas
La contable te ha pedido «PayPal de septiembre». Antes de descargar el primer archivo, aclara si necesita un extracto de cuenta, las transacciones detalladas o un justificante de un pago concreto. Que dos archivos sean PDF no significa que tengan el mismo contenido.
Empieza con una respuesta sencilla: «¿Necesitas el extracto mensual, una exportación de transacciones para importar o el detalle de un pago? ¿De qué cuenta y de qué periodo?». Así defines el documento y podrás comprobar después si abarca todo lo solicitado.
El extracto y la exportación responden a preguntas distintas
PayPal describe los extractos mensuales y personalizados como informes con saldos y movimientos que afectan al saldo durante un periodo seleccionado. También indica que no incluyen todas las transacciones pendientes. Por tanto, un extracto no es una lista general de todo lo que hayas registrado alguna vez en la cuenta.
Documentación de los extractos de PayPal →
Activity Download es otro tipo de informe: ofrece datos detallados de las transacciones para un intervalo elegido y en varios formatos. PayPal distingue, entre otros campos, el estado, la moneda, el importe y el identificador de la transacción.
Documentación de la exportación de actividad →
Elige el informe según la pregunta. Para comparar la situación mensual puede hacer falta un extracto; para procesar cada operación, la contable puede pedir un CSV. Confirma la elección en lugar de presentar un documento como sustituto del otro.
Anota el alcance al descargar
En los informes de la cuenta correcta, selecciona el tipo de documento solicitado, el inicio y el final del periodo y el formato acordado. Los controles y el historial disponibles pueden variar según la cuenta y el mercado. Si no ves la opción que necesitas, consulta la ayuda de tu cuenta PayPal o pregunta al titular.
Una vez creado el archivo, ábrelo y comprueba el periodo, las monedas y el tipo de informe. Si la exportación llega en un paquete con varios archivos, revisa todas sus partes. Conserva los archivos originales y escribe las observaciones en una lista aparte.
Un pago no cubre todo el mes
En un ejemplo hipotético, Zuzana necesita las transacciones de septiembre del PayPal de la empresa. Sin embargo, descarga únicamente el detalle del último pago. Este puede servir para una compra concreta, pero no cubre la petición del mes entero.
Por eso Zuzana confirma con la contable la exportación necesaria y la genera para todo el intervalo acordado. Junto al archivo anota «cuenta de empresa A, septiembre, Activity Download, CSV». Si aparecen distintas monedas en el documento, las conserva tal como las muestra el servicio, sin hacer su propia conversión.
Busca también el documento de compra que falta a través del proveedor
Un resumen de pago no es automáticamente una factura por el servicio o producto comprado. Si la contable necesita el documento del proveedor, solicítalo por separado y relaciónalo con el pago mediante un identificador conocido o un pedido.
Añade una nota al entregar los archivos, por ejemplo: «Adjunto la exportación de septiembre del PayPal de la empresa en el formato acordado. La factura de la compra marcada sigue pendiente y se ha solicitado al proveedor». Así la destinataria sabe qué contiene el archivo y qué cuestión aún no resuelve.