Ujasněte si, který podklad potřebujete
Účetní požádala o „PayPal za září“. Než stáhnete první soubor, ujasněte si, zda potřebuje výpis účtu, podrobné transakce, nebo podklad k jedné konkrétní platbě. Stejný formát PDF ještě neznamená stejný obsah.
Začněte jednoduchou odpovědí: „Potřebujete měsíční výpis, export transakcí pro import, nebo detail platby? Pro který účet a období?“ Tím určíte výstup, jehož úplnost můžete následně ověřit.
Výpis a export řeší různé otázky
PayPal popisuje měsíční a vlastní výpisy jako přehledy se zůstatky a pohyby ovlivňujícími zůstatek za vybrané období. Uvádí také, že neobsahují všechny čekající transakce. Takový výpis proto není obecný seznam úplně všeho, co jste v účtu kdy zadali.
Activity Download je jiný typ reportu: nabízí podrobné transakční údaje za zvolený rozsah a v různých formátech. PayPal u něj rozlišuje mimo jiné stav, měnu, částku a identifikátor transakce.
Dokumentace exportu aktivity →
Vyberte tedy report podle otázky. Pro srovnání měsíčního stavu může být potřebný výpis; pro zpracování jednotlivých položek účetní může vyžadovat CSV. Volbu si potvrďte, místo abyste jeden výstup označili jako náhradu druhého.
Při stahování zaznamenejte rozsah
V reportech správného účtu vyberte požadovaný typ výstupu, začátek a konec období a dohodnutý formát. Dostupné ovládání a historie se mohou lišit podle účtu a trhu; pokud potřebnou možnost nevidíte, použijte nápovědu svého PayPalu nebo požádejte vlastníka účtu.
Po vytvoření otevřete soubor a ověřte období, měny a typ reportu. Pokud export přišel jako balíček více souborů, zkontrolujte všechny jeho části. Původní soubory zachovejte; poznámky pište do samostatného seznamu.
Jedna platba neuzavírá celý měsíc
V modelovém příkladu potřebuje Zuzana zářijové transakce firemního PayPalu. Stáhne však pouze detail poslední platby. Ten může pomoci s konkrétním nákupem, ale měsíční zadání nepokrývá.
Zuzana proto s účetní potvrdí požadovaný export a vytvoří jej pro celý dohodnutý rozsah. Vedle souboru si zapíše „firemní účet A, září, Activity Download, CSV“. Pokud se v dokumentu objevují různé měny, zachová je tak, jak je služba uvádí, bez vlastního přepočtu.
Chybějící nákupní doklad hledejte také u dodavatele
Přehled platby není automaticky fakturou za koupenou službu nebo zboží. Pokud účetní potřebuje dodavatelův doklad, vyžádejte ho samostatně a spojte ho s platbou známým identifikátorem nebo objednávkou.
Předání doplňte například: „Přikládám zářijový export firemního PayPalu v domluveném formátu. Faktura k označenému nákupu zatím chybí a je vyžádaná u dodavatele.“ Příjemce tak ví, co soubor obsahuje a kterou otázku ještě neřeší.