Rechnungen Ihrer Mistral-Organisation laden Sie unter Admin Panel → Subscriptions → Billing im Bereich Invoices herunter. Dafür benötigen Sie die Rolle Admin oder Billing. Prüfen Sie vor der Auswahl, ob Sie sich in der Organisation befinden, deren Unterlagen Sie zusammenstellen.
Guthabenkauf und Verbrauch sind zwei verschiedene Vorgänge
Bei vorausbezahltem Guthaben für die spätere Nutzung sind zwei Vorgänge zu unterscheiden: Zuerst kaufen Sie Guthaben, danach verbrauchen Sie es. Mistral kann eine monatliche Verbrauchsrechnung ausstellen, auf die das vorausbezahlte Guthaben bereits angerechnet wird. Ein Zahlbetrag von null bedeutet daher für sich genommen nicht, dass für diesen Monat kein Beleg ausgestellt wurde.
Das Original-PDF herunterladen
- Prüfen Sie in Mistral die Organisation, deren Ausgaben Sie suchen. Arbeiten Sie für mehrere Unternehmen, gleichen Sie die Bezeichnung mit dem Unternehmen ab, für das Sie die Unterlagen vorbereiten.
- Öffnen Sie Admin Panel → Subscriptions → Billing. Die englischen Bezeichnungen dienen als Orientierung anhand der Mistral-Dokumentation.
- Scrollen Sie zum Bereich Invoices und wählen Sie eine Rechnung. Mit einem Klick darauf laden Sie das PDF herunter.
- Öffnen Sie die Datei und prüfen Sie den tatsächlichen Inhalt. Vergleichen Sie die verfügbaren Angaben zu Anbieter und Rechnungsempfänger, Zeitraum oder Datum, Währung und Rechnungsnummer mit der gesuchten Zahlung oder dem Verbrauchszeitraum.
So prüfen Sie, ob Sie den richtigen Beleg haben. Rechnungen desselben Anbieters können zu verschiedenen Organisationen gehören. Das Zahlungsdatum muss zudem nicht dem Zeitraum entsprechen, in dem das Guthaben später verbraucht wird. Behalten Sie das Original-PDF bei; ergänzen Sie Erläuterungen für die Buchhaltung in einer separaten Nachricht oder Begleitliste.
Was steht auf der Rechnung: Guthabenkauf oder Verbrauch?
Laut Mistral-Dokumentation kann eine Rechnung Abonnements, Guthabenkäufe, nutzungsabhängige Entgelte und Gebühren für Nutzerplätze enthalten. Diese Positionen können gemeinsam erscheinen. Erwarten Sie deshalb nicht automatisch für jede Kategorie ein eigenes PDF.
| Was Sie suchen | Was die Mistral-Dokumentation beschreibt | Was Sie vor der Weitergabe prüfen sollten |
|---|---|---|
| Guthabenkauf | Wird beim Hinzufügen von Guthaben abgerechnet, auch bei automatischer Aufladung. | Ob der Beleg zum gesuchten Kauf und zur bekannten Zahlung passt. |
| Monatlicher Verbrauch, als pay-as-you-go bezeichnet | Die Rechnung wird am Monatsende ausgestellt; vorausbezahltes Guthaben wird angerechnet. Der Zahlbetrag ist üblicherweise null. | Welchen Zeitraum und Verbrauch der Beleg abbildet und ob Guthaben tatsächlich angerechnet wurde. |
| Abonnement oder Nutzerplätze | Auch diese Gebühren können Bestandteil einer Rechnung sein. | Ob die gesuchte Position zusammen mit anderen Gebühren auf einem Beleg steht. |
Nach Angaben von Mistral kann beim monatlichen Verbrauch ein kleiner Restbetrag entstehen, wenn der Saldo geringfügig unter null gefallen ist. Ein Zahlbetrag von null ist also üblich, steht aber nicht zwingend auf jeder Rechnung. Prüfen Sie das konkrete PDF, statt nur nach einer neuen Zahlung auf dem Kontoauszug zu suchen.
Fiktives Beispiel: Die Zahlung erfolgte vor der monatlichen Abrechnung
Ein Unternehmen kauft im Laufe des Monats Guthaben und verbraucht es anschließend. Beim Zusammenstellen der Unterlagen finden Sie den Kaufbeleg und eine monatliche Rechnung, auf der Guthaben angerechnet wurde und der Zahlbetrag null ist.
Beschreiben Sie beide Belege bei der Weitergabe an die Buchhaltung kurz, damit ihre Zuordnung klar ist. Schreiben Sie zum ersten „Guthabenkauf“, zum zweiten „monatlicher Verbrauch, Guthaben angerechnet, Zahlbetrag null“ — allerdings nur, wenn das dem Inhalt entspricht. Bezeichnen Sie späteren Verbrauch nicht als weiteren Guthabenkauf, nur weil dafür eine weitere Rechnung vorliegt.
Dies ist ein fiktives Beispiel, kein Auszug aus einem Kundenkonto. In einer konkreten Organisation können Rechnungspositionen anders gruppiert sein. Die Unterscheidung hilft, die Belege zu erklären; sie legt deren buchhalterische Behandlung nicht fest.
Wenn Sie die Rechnungen nicht sehen
Zum Anzeigen und Herunterladen von Organisationsrechnungen verlangt Mistral die Rolle Admin oder Billing. Haben Sie diese nicht, bitten Sie einen bestehenden Administrator oder die für die Abrechnung zuständige Person um die Original-PDFs. Nennen Sie Organisation und Zeitraum; bei einer bestimmten Zahlung ergänzen Sie das bekannte Datum, den Betrag und die Währung.
Sie können diese Nachricht verwenden. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und lassen Sie unzutreffende Teile weg:
Halten Sie bis zum Eingang der PDFs fest, welcher Beleg fehlt und wen Sie angeschrieben haben. Weder ein Zahlbetrag von null noch fehlende Berechtigungen bestätigen, dass keine Rechnung existiert.
Was Sie der Buchhaltung übergeben
Übergeben Sie die gefundenen Original-PDFs mit einer kurzen Liste: Organisation, Zeitraum oder Datum, Belegnummer und eine knappe Beschreibung anhand des Inhalts. Bei unvollständigen Unterlagen ergänzen Sie, was Sie noch suchen und bei wem. So erkennt die Buchhaltung Guthabenkäufe, Verbrauchsabrechnungen oder Rechnungen mit mehreren Gebührenarten, ohne allein aus dem Dateinamen darauf schließen zu müssen.
Sie sind fertig, wenn die Belege zur richtigen Organisation und zum gesuchten Kauf oder Verbrauch gehören und der Empfänger weiß, was gegebenenfalls noch fehlt. Klären Sie die steuerliche und buchhalterische Behandlung anhand der konkreten Belege mit Ihrer Buchhaltung.
Quelle und Umfang des Leitfadens
Der Ablauf und die Rechnungsbeschreibung beruhen auf der offiziellen Mistral-Dokumentation Invoices, geprüft am 26. Oktober 2026. Für diesen Leitfaden wurde weder auf ein Kundenkonto zugegriffen noch ein Rechnungsdownload getestet. Die Nachrichtenvorlage und die Begleitbeschreibungen sind Empfehlungen für die Belegübergabe.