Der Kaufweg bestimmt, wo Sie suchen
Google Workspace funktioniert und die Zahlung ist erfolgt, aber in den Unterlagen für die Buchhaltung fehlt die Rechnung. Beginnen Sie damit, wie Sie das Abonnement gekauft haben. Unternehmensverwaltung, Partnerkauf und ein über das Smartphone erworbenes Abonnement können unterschiedliche Belegverläufe haben.
Halten Sie Unternehmensname, Domain oder E-Mail-Adresse des angemeldeten Kontos sowie den gesuchten Zeitraum bereit. Diese drei Angaben helfen dem Administrator, das richtige Abonnement von einem anderen Konto mit demselben Dienst zu unterscheiden.
Wählen Sie den passenden Weg zum Kauf
Bei einem in der Google Admin console verwalteten Abonnement suchen Sie dort nach der Abrechnung. Wenn ein Reseller den Dienst liefert, bitten Sie ihn um den Beleg. Google beschreibt für Partnerkäufe einen eigenen Weg.
Auch ein mit einer Gmail-Adresse angelegtes Konto nutzt nicht zwingend denselben Kaufweg wie ein Abonnement für eine Unternehmensdomain. Haben Sie Workspace über Android oder iOS gekauft und sehen in der Verwaltung keine Abrechnungsoptionen, prüfen Sie den Kauf in Google Play beziehungsweise bei den Apple-Abonnements.
Google erläutert die Kaufwege in seiner Anleitung zu Monatsrechnungen →
Bei direkter automatischer Abrechnung den richtigen Zeitraum herunterladen
Die folgenden Schritte gelten für ein Konto mit automatischen Zahlungen in der Admin console. Der Administrator benötigt Berechtigungen zur Abrechnungsverwaltung. Er öffnet Billing → Payment accounts, wählt beim entsprechenden Abonnement View invoices und sucht unter den Dokumenten das PDF anhand der Rechnungsnummer. Für ältere Zeiträume erweitert er den Datumsfilter. Beim passenden Eintrag PDF Invoice wählt er anschließend Download. Dies sind die englischen Oberflächenbezeichnungen; in anderen Sprachen können sie abweichen.
Google bietet Rechnungen als PDF und CSV an. Verwechseln Sie eine CSV-Rechnung nicht mit einem anderen Transaktionsexport: Entscheidend ist, welchen Beleg Sie tatsächlich heruntergeladen haben. Zum Lesen und Weitergeben öffnen Sie das PDF und prüfen Kontoname, Belegnummer und Abrechnungszeitraum.
Offizielle Download-Anleitung →
Wenn Ihr Konto statt automatischer Zahlungen eine Zahlung auf Rechnung verwendet, folgen Sie dessen eigener Anleitung. Ändern Sie die Zahlungsweise nicht nur deshalb, weil die Dokumentenauswahl anders aussieht.
Am Monatsanfang zwischen fehlend und noch nicht ausgestellt unterscheiden
Laut Google wird eine Monatsrechnung nach dem ersten Tag des Folgemonats verfügbar. Das PDF kann später als die CSV erscheinen, mit bis zu einer Woche Abstand. Ein leeres Suchergebnis für den gerade abgelaufenen Zeitraum bestätigt daher noch keinen Fehler.
Wann die Belege verfügbar werden →
In einem fiktiven Beispiel fragt Pavel am 2. Oktober nach dem September-PDF. Der Administrator sieht bisher nur die CSV-Rechnung. Pavel notiert „PDF noch nicht ausgestellt; Administrator prüft“ und vereinbart eine weitere Kontrolle. Falls mit der Buchhaltung vereinbart, übergibt er die vorhandene Datei mit ihrer tatsächlichen Bezeichnung; er benennt sie nicht in ein fertiges PDF um.
Die Anfrage muss Konto und Zeitraum nennen
Wenn Sie den Beleg nicht finden, können Sie schreiben: „Uns fehlt das Google-Workspace-Rechnungs-PDF für die Domain von Unternehmen A für September. Bitte prüfe Abonnement, Zahlungskonto und PDF-Verfügbarkeit. Falls ein Partner oder App-Store den Kauf verwaltet, sag uns bitte welcher.“
Öffnen Sie die heruntergeladene Datei und bewahren Sie das Original auf. Benötigt die Buchhaltung zusätzlich Zahlungsinformationen, vereinbaren Sie den entsprechenden Nachweis separat. Schließen Sie die Übergabe erst ab, wenn klar ist, welchen Beleg Sie erhalten haben und welcher Zeitraum noch offen ist.