Het aankoopkanaal bepaalt waar je zoekt
Google Workspace werkt en de betaling is gedaan, maar in de documenten voor de boekhouding ontbreekt de factuur. Begin bij de manier waarop het abonnement is gekocht. Bedrijfsbeheer, een aankoop via een reseller en een abonnement dat op een telefoon is gekocht, kunnen verschillende documentgeschiedenissen hebben.
Zorg dat je bedrijfsnaam, domein of e-mailadres van het ingelogde account en de gezochte periode bij de hand hebt. Deze drie gegevens helpen de beheerder het juiste abonnement te onderscheiden van een ander account met dezelfde dienst.
Kies de route die bij de aankoop past
Zoek voor een abonnement dat in Google Admin console wordt beheerd daar naar de facturering. Levert een reseller de dienst, vraag die dan om het document. Google beschrijft een aparte route voor partneraankopen.
Ook een account dat met een Gmail-adres is aangemaakt, hoeft niet hetzelfde aankoopkanaal te hebben als een abonnement voor een bedrijfsdomein. Kocht je Workspace via Android of iOS en ontbreken factureringsopties in de console, controleer dan de aankoop in Google Play of bij de Apple-abonnementen.
Google beschrijft aankoopkanalen in de handleiding voor maandfacturen →
Bij directe automatische betalingen download je de juiste periode
Deze stappen gelden voor een account met automatische betalingen in Admin console. De beheerder heeft rechten voor factureringsbeheer nodig. Die opent Billing → Payment accounts, kiest View invoices naast het betreffende abonnement en vindt bij de documenten de pdf op factuurnummer. Voor oudere perioden wordt het datumfilter uitgebreid. Bij de juiste vermelding PDF Invoice kiest de beheerder vervolgens Download. Dit zijn de Engelse interfacenamen; in andere talen kunnen ze verschillen.
Google biedt facturen als pdf en CSV aan. Verwar een CSV-factuur niet met een andere transactie-export: het gaat om het document dat daadwerkelijk is gedownload. Open voor gewoon lezen en overdragen de pdf en controleer accountnaam, documentnummer en gefactureerde periode.
Officiële downloadinstructies →
Gebruikt je account betaling op factuur in plaats van automatische betalingen, volg dan de eigen instructies daarvoor. Verander de betaalwijze niet alleen omdat het documentenmenu anders eruitziet.
Onderscheid aan het begin van de maand ontbrekend van nog niet uitgegeven
Volgens Google wordt de maandfactuur beschikbaar na de eerste dag van de volgende maand. De pdf kan later verschijnen dan de CSV, met maximaal een week verschil. Geen zoekresultaat voor een net afgelopen periode bewijst daarom nog geen fout.
Beschikbaarheid van documenten →
In een fictief voorbeeld vraagt Pavel op 2 oktober om de september-pdf. De beheerder ziet voorlopig alleen de CSV-factuur. Pavel noteert ‘pdf wacht op uitgifte; beheerder controleert’ en spreekt een volgende controle af. Als de boekhouding ermee instemt, draagt hij het beschikbare bestand over onder de werkelijke omschrijving; hij hernoemt het niet alsof het een voltooide pdf is.
Het verzoek moet account én periode noemen
Kun je het document niet vinden, dan kun je schrijven: ‘De Google Workspace-factuur-pdf voor het domein van bedrijf A voor september ontbreekt. Controleer het abonnement, betaalaccount en de beschikbaarheid van de pdf. Laat weten welke partner of appwinkel de aankoop beheert, als dat van toepassing is.’
Open het bestand na het downloaden en bewaar het oorspronkelijke document. Heeft de boekhouding ook betalingsgegevens nodig, spreek het passende document daarvoor apart af. Rond de overdracht pas af als duidelijk is welk document je hebt en welke periode nog moet worden opgevolgd.