Le canal d’achat détermine où chercher
Google Workspace fonctionne et le paiement est passé, mais il manque une facture dans les documents destinés à la comptabilité. Commencez par la manière dont l’abonnement a été acheté. L’administration professionnelle, un achat auprès d’un revendeur et un abonnement souscrit sur mobile peuvent avoir des historiques de documents différents.
Préparez le nom de l’entreprise, le domaine ou l’adresse e-mail du compte connecté, ainsi que la période recherchée. Ces trois informations aident l’administrateur à distinguer le bon abonnement d’un autre compte utilisant le même service.
Choisissez le parcours correspondant à l’achat
Pour un abonnement géré dans la Google Admin console, recherchez la facturation à cet endroit. Si un revendeur fournit le service, demandez-lui le document. Google prévoit un parcours distinct pour les achats auprès d’un partenaire.
Un compte créé avec une adresse Gmail n’utilise pas nécessairement le même canal d’achat qu’un abonnement lié au domaine de l’entreprise. Si vous avez acheté Workspace sur Android ou iOS et que les options de facturation n’apparaissent pas dans la console, vérifiez l’achat dans Google Play ou les abonnements Apple.
Google explique les canaux d’achat dans son guide des factures mensuelles →
Pour les paiements automatiques directs, téléchargez la bonne période
Les étapes suivantes concernent un compte avec paiements automatiques dans l’Admin console. L’administrateur doit disposer des droits de gestion de la facturation. Il ouvre Billing → Payment accounts, choisit View invoices à côté de l’abonnement concerné et retrouve le PDF par numéro de facture dans les documents. Pour les périodes anciennes, il élargit le filtre de dates. Pour l’entrée PDF Invoice correspondante, il sélectionne ensuite Download. Ces libellés proviennent de l’interface anglaise et peuvent différer dans une autre langue.
Google propose des factures PDF et CSV. Ne confondez pas une facture CSV avec un autre export de transactions : c’est le document réellement téléchargé qui compte. Pour la lecture et la transmission habituelles, ouvrez le PDF et vérifiez le nom du compte, le numéro du document et la période facturée.
Instructions officielles de téléchargement →
Si votre compte fonctionne avec une facturation à échéance plutôt qu’avec des paiements automatiques, suivez sa procédure propre. Ne modifiez pas le mode de paiement simplement parce que le menu des documents est différent.
En début de mois, distinguez une facture manquante d’une facture non encore émise
Selon Google, la facture mensuelle devient disponible après le premier jour du mois suivant. Le PDF peut apparaître plus tard que le CSV, avec jusqu’à une semaine de décalage. Une recherche vide pour la période qui vient de se terminer ne prouve donc pas encore une erreur.
Dans un exemple fictif, Pavel demande le PDF de septembre le 2 octobre. L’administrateur ne voit encore que la facture CSV. Pavel note « PDF en attente d’émission, suivi par l’administrateur » et convient d’une nouvelle vérification. Si la comptabilité l’accepte, il transmet le fichier disponible sous sa véritable désignation ; il ne le renomme pas comme s’il s’agissait du PDF final.
La demande doit préciser le compte et la période
Si vous ne trouvez pas le document, vous pouvez écrire : « Il nous manque le PDF de la facture Google Workspace pour le domaine de l’entreprise A, pour septembre. Peux-tu vérifier l’abonnement, le compte de paiement et la disponibilité du PDF ? Si un partenaire ou une boutique d’applications gère l’achat, indique-nous lequel. »
Après le téléchargement, ouvrez le fichier et conservez l’original. Si la comptabilité a aussi besoin des informations de paiement, convenez séparément du justificatif adapté. Ne clôturez la transmission que lorsque vous savez quel document vous avez obtenu et quelle période nécessite encore un suivi.