Způsob nákupu určí místo hledání
Google Workspace funguje a platba odešla, ale v podkladech pro účetní chybí faktura. Začněte tím, jak jste předplatné pořídili. Firemní administrace, nákup přes partnera a předplatné koupené v mobilu nemusí mít stejnou historii dokladů.
Připravte si název firmy, doménu nebo e-mail přihlášeného účtu a období, které hledáte. Tyto tři údaje pomohou správci rozlišit správné předplatné od jiného účtu se stejným názvem služby.
Vyberte cestu podle nákupu
U předplatného spravovaného v Google Admin console hledejte vyúčtování tam. Pokud službu dodává reseller, požádejte o doklad jeho. Google pro nákup přes partnera uvádí samostatnou cestu.
Také účet založený s adresou Gmail nemusí znamenat stejný nákupní kanál jako předplatné firemní domény. Jestli jste Workspace pořídili přes Android nebo iOS a v administraci nemáte fakturaci, ověřte nákup v Google Play nebo v předplatných Apple.
U přímé automatické fakturace stáhněte správné období
Následující kroky jsou pro účet s automatickými platbami v Admin console. Správce potřebuje oprávnění ke správě fakturace. Otevře Billing → Payment accounts, u příslušného předplatného vybere View invoices a v dokumentech najde PDF podle čísla faktury. U starších období rozšíří datumový filtr. U odpovídající položky PDF Invoice pak zvolí Download. Jde o názvy anglického rozhraní; v jiném jazyce se mohou lišit.
Google zde nabízí fakturu v PDF i CSV. CSV faktury nezaměňujte s jiným exportem transakcí: rozhoduje dokument, který jste skutečně stáhli. Pro běžné čtení a předání otevřete PDF a ověřte název účtu, číslo dokladu a účtované období.
Máte-li místo automatických plateb účet s fakturací na splatnost, použijte jeho vlastní postup. Neprovádějte změnu způsobu placení jen proto, že jinak vypadá nabídka dokumentů.
Na začátku měsíce rozlišujte chybějící a dosud nevystavené
Podle Googlu se měsíční faktura zpřístupňuje po prvním dni následujícího měsíce. PDF může být dostupné později než CSV, až s týdenním odstupem. Prázdný výsledek při hledání právě skončeného období tedy ještě nepotvrzuje chybu.
Informace o dostupnosti dokladů →
V modelovém příkladu žádá Pavel 2. října o zářijové PDF. Správce zatím vidí jen CSV faktury. Pavel si poznamená „PDF čeká na vystavení, kontroluje správce“ a domluví další kontrolu. Účetní předá dostupný soubor s jeho skutečným označením, pokud se na tom společně dohodnou; nepřejmenuje ho na hotové PDF.
Žádost o dohledání musí určovat účet i období
Když doklad nenajdete, napište správci například: „Chybí nám PDF faktury za Google Workspace pro doménu firmy A za září. Prosím ověř předplatné, platební účet a dostupnost PDF. Pokud nákup spravuje partner nebo obchod s aplikacemi, napiš kdo.“
Po stažení soubor otevřete a ponechte původní dokument. Potřebuje-li účetní také údaje o platbě, domluvte s ní příslušný podklad zvlášť. Předání uzavřete teprve tehdy, když víte, který doklad jste získali a které období ještě čeká na dořešení.