Používání služby a přístup k fakturám jsou dvě věci
Při hledání dokladu za firemní e-mail nejprve určete službu, firmu a období. Pak zjistěte, kdo předplatné pořídil a spravuje jeho fakturaci. Pokud nákup vyřizoval externí dodavatel, ověřte u něj, kdo vystavuje doklad. Samotné přihlášení do schránky neurčuje přístup k fakturám.
Google Workspace
Následující kroky jsou pro účet s automatickými platbami v Admin console. Správce potřebuje oprávnění ke správě fakturace. Otevře Billing → Payment accounts, u příslušného předplatného vybere View invoices a v dokumentech najde PDF podle čísla faktury. U starších období rozšíří datumový filtr. U odpovídající položky PDF Invoice pak zvolí Download. Jde o názvy anglického rozhraní; v jiném jazyce se mohou lišit.
U předplatného spravovaného v Google Admin console hledejte vyúčtování tam. Pokud službu dodává reseller, požádejte o doklad jeho. Google pro nákup přes partnera uvádí samostatnou cestu.
Faktura za Google Workspace: správný účet, období a způsob nákupu →
Zdroj k této části: Google popisuje tyto rozdíly v návodu k měsíčním dokladům
Microsoft 365
Požádejte oprávněného správce fakturace, aby otevřel Microsoft 365 admin center. V běžném přehledu vede cesta přes Billing → Bills & payments; ve zjednodušeném zobrazení přes Products → View invoices. Microsoft u tohoto postupu uvádí požadavek na roli Billing Administrator.
Pokud správce vidí více fakturačních účtů, musí vybrat ten, ke kterému nákup patří. Prázdný seznam proto nemusí znamenat, že doklad neexistuje. Nejprve ověřte účet a rozsah dat. Potom otevřete odpovídající fakturu a stáhněte PDF přes Download → Download invoice.
Kde stáhnout faktury za Microsoft 365, když je ve schránce nevidíte →
Zdroj k této části: Postup stažení popisuje Microsoft
Zoho / Zoho Workplace
Fakturu za předplatné Zoho hledejte v historii transakcí příslušného účtu. Podle oficiálního návodu v Zoho Store zvolte Download Invoices. Otevře se Transaction History, kde u odpovídající transakce stáhnete dokument ikonou PDF.
Pokud potřebnou transakci nebo volbu ke stažení nevidíte, obraťte se na člověka, který spravuje dané předplatné. Podle Enterprise FAQ Zoho může faktury ze Store stahovat Super Admin. Stejný přístup proto nelze slíbit každému běžnému uživateli aplikace; správce může potřebné PDF stáhnout místo vás.
Pro Zoho Workplace vede cesta také přes Admin Console → Subscription → Overview → Manage Subscription → Your Store Details → Transaction History. Tato cesta platí pro Workplace; nepřenášejte stejné menu automaticky na všechny aplikace Zoho.
Faktury za Zoho: kde stáhnout PDF ke správnému předplatnému →
Zdroj k této části: Zoho: stažení faktur za předplatné · Zoho Enterprise: kdo může stahovat faktury · Zoho Workplace · Transaction History
Co poslat správci, když přístup nemáte
Vzor žádosti: „Prosím o původní PDF faktury za [Google Workspace / Microsoft 365 / konkrétní produkt nebo balík Zoho] pro firmu [název], doménu nebo účet [údaj] a období [měsíc]. Pokud doklad vystavuje náš dodavatel, prosím o jeho dohledání u něj.“
Doporučujeme otevřít stažené původní PDF a porovnat v něm dodavatele, zákazníka, službu, datum nebo období, částku a měnu s nákupem, ke kterému ho hledáte. Je-li na dokumentu číslo dokladu, poznamenejte si je pro další dohledání. Chybějící nebo nesouhlasící údaj označte k ověření.