Co zjistit před hledáním faktury
Za Microsoft 365 se strhly peníze, ale fakturu v e-mailu nenacházíte. Než budete znovu procházet schránku, zjistěte, kdo předplatné koupil a kdo ve firmě spravuje jeho vyúčtování. U firemního předplatného můžete doklad stáhnout z administračního centra; běžný přístup do Outlooku k tomu sám o sobě nestačí.
Cílem je získat původní PDF pro správnou firmu a období. Když se k němu nedostanete sami, následující postup vám pomůže zadat přesnou žádost člověku, který příslušný účet spravuje.
Nejdřív určete, za který nákup doklad hledáte
Sepište si název předplatného, firmu, pro kterou ho používáte, a hledané období. Přidejte, zda nákup řešil přímo Microsoft, nebo váš dodavatel IT. Pokud to nevíte, podívejte se do potvrzení objednávky nebo se zeptejte člověka, který licence pořizoval.
Tento návod řeší firemní předplatné. U osobního Microsoft 365 vede hledání přes historii objednávek osobního účtu. Doklady od partnera zase řešte s partnerem, přes kterého službu nakupujete; samotná přítomnost licencí ve firemním prostředí ještě neurčuje, kdo vám vystavuje vyúčtování.
Podpora Microsoftu rozlišuje přímý nákup a nákup přes partnera →
Správce otevře vyúčtování správného účtu
Požádejte oprávněného správce fakturace, aby otevřel Microsoft 365 admin center. V běžném přehledu vede cesta přes Billing → Bills & payments; ve zjednodušeném zobrazení přes Products → View invoices. Microsoft u tohoto postupu uvádí požadavek na roli Billing Administrator.
Pokud správce vidí více fakturačních účtů, musí vybrat ten, ke kterému nákup patří. Prázdný seznam proto nemusí znamenat, že doklad neexistuje. Nejprve ověřte účet a rozsah dat. Potom otevřete odpovídající fakturu a stáhněte PDF přes Download → Download invoice.
Postup stažení popisuje Microsoft →
K orientaci v účtech slouží Billing → Billing accounts. Microsoft zde rozlišuje mimo jiné smlouvy MCA a MOSA a samostatné role pro fakturační účet. Pro člověka, který jen sbírá podklady, je praktický výsledek jednoduchý: požádat současného oprávněného správce o konkrétní doklad. Kvůli jednomu PDF nepotřebujete přebírat správu celého prostředí.
Stažené PDF přiřaďte k tomu, co skutečně chybí
Soubor otevřete a porovnejte odběratele, číslo dokladu, účtované období a měnu s vaší žádostí. Datum vystavení a období služby nemusí popisovat stejný den. Pro předání si poznamenejte obě informace tak, jak je uvádí dodavatel.
Máte-li například dvě firemní předplatná, nestačí uložit první PDF obsahující slovo Microsoft. V modelové situaci hledá Lenka podklad pro firmu A, ale správce nejprve otevře účet firmy B. Kontrola odběratele chybu odhalí ještě před předáním. Teprve PDF patřící firmě A označí Lenka jako nalezené.
Samostatně uchovejte případný podklad k platbě, pokud ho účetní potřebuje. Microsoft upozorňuje, že pro platbu kartou se k porovnání používá faktura a karetní výpis; jeho firemní služby běžné potvrzení platby neposkytují.
Když faktura stále chybí, pošlete dohledatelnou žádost
Správci nebo dodavateli napište například: „Prosím o původní PDF vyúčtování za Microsoft 365 pro firmu A za září. V účtu, který jsme kontrolovali, ho nevidíme. Můžeš ověřit správný fakturační účet a období a potvrdit, zda je doklad vystavený?“
Doplňte známé číslo objednávky nebo předplatného. Odpověď „ještě není vystavený“ si zapište jako otevřenou položku s člověkem, který ji dořeší. Nezaměňujte ji za dokončené předání.
Jakmile správné PDF získáte, předejte ho účetní s krátkou poznámkou o firmě a období. Doklad je dohledaný až ve chvíli, kdy odpovídá hledanému nákupu a příjemce ví, k čemu patří.