Mitä kannattaa selvittää ennen etsimistä
Microsoft 365:n maksu on veloitettu, mutta laskua ei löydy sähköpostista. Selvitä ennen uutta hakua, kuka osti tilauksen ja kuka hoitaa sen laskutusta yrityksessä. Yritystilauksen asiakirjan voi ladata hallintakeskuksesta; tavallinen Outlookin käyttöoikeus ei yksin riitä.
Tavoitteena on saada alkuperäinen PDF oikealle yritykselle ja ajanjaksolle. Jos et pääse siihen itse käsiksi, seuraavat vaiheet auttavat lähettämään täsmällisen pyynnön kyseisen tilin ylläpitäjälle.
Määritä ensin, mitä ostoa asiakirja koskee
Kirjaa tilauksen nimi, sitä käyttävä yritys ja etsittävä ajanjakso. Lisää tieto siitä, ostettiinko tilaus suoraan Microsoftilta vai IT-toimittajalta. Jos et tiedä, katso tilausvahvistuksesta tai kysy lisenssit hankkineelta henkilöltä.
Tämä ohje koskee yritystilauksia. Henkilökohtaisen Microsoft 365:n asiakirjoja etsitään henkilökohtaisen tilin tilaushistoriasta. Kumppanin kautta ostetun palvelun tositteet pyydetään kumppanilta. Lisenssien näkyminen yritysympäristössä ei vielä kerro, kuka laskun antaa.
Microsoft erottaa suorat ostot ja kumppanin kautta tehdyt ostot →
Ylläpitäjä avaa oikean tilin laskutuksen
Pyydä valtuutettua laskutuksen ylläpitäjää avaamaan Microsoft 365 admin center. Koontinäkymässä reitti on Billing → Bills & payments; yksinkertaistetussa näkymässä Products → View invoices. Microsoft edellyttää tähän Billing Administrator -roolia.
Jos laskutustilejä on useita, ylläpitäjän on valittava ostoon liittyvä tili. Tyhjä luettelo ei siis välttämättä tarkoita, ettei asiakirjaa ole. Tarkista ensin tili ja päivämääräväli. Avaa sitten oikea lasku ja lataa PDF valitsemalla Download → Download invoice.
Microsoftin laskujen latausohje →
Billing → Billing accounts auttaa erottamaan tilit. Microsoft erottaa esimerkiksi MCA- ja MOSA-sopimukset sekä laskutustilin omat roolit. Jos tehtävänäsi on vain kerätä tositteita, käytännön askel on yksinkertainen: pyydä tiettyä asiakirjaa nykyiseltä valtuutetulta ylläpitäjältä. Yhtä PDF:ää varten ei tarvitse ottaa koko ympäristön hallintaa vastuulle.
Yhdistä ladattu PDF siihen, mikä oikeasti puuttuu
Avaa tiedosto ja vertaa asiakasta, asiakirjan numeroa, laskutuskautta ja valuuttaa pyyntöösi. Laskun päiväys ja palvelun ajanjakso eivät välttämättä tarkoita samaa päivää. Kirjaa luovutusta varten molemmat tiedot toimittajan ilmoittamassa muodossa.
Jos yritystilauksia on kaksi, ensimmäisen Microsoft-sanan sisältävän PDF:n tallentaminen ei riitä. Kuvitteellisessa esimerkissä Lenka etsii tositetta yritykselle A, mutta ylläpitäjä avaa ensin yrityksen B tilin. Asiakkaan tarkistaminen paljastaa virheen ennen luovutusta. Lenka merkitsee asiakirjan löydetyksi vasta saatuaan yrityksen A PDF:n.
Säilytä mahdollinen maksutosite erikseen, jos kirjanpitäjä tarvitsee sen. Microsoft kertoo, että korttimaksu täsmäytetään laskun ja korttitiliotteen avulla; sen yrityspalvelut eivät anna tavallisia maksukuitteja.
Jos lasku puuttuu yhä, lähetä seurattava pyyntö
Voit kirjoittaa: ”Tarvitsen alkuperäisen Microsoft 365 -laskutuksen PDF:n yritykselle A syyskuulta. Emme näe sitä tarkistetulla tilillä. Voitko tarkistaa oikean laskutustilin ja ajanjakson sekä vahvistaa, onko asiakirja jo annettu?”
Lisää tiedossa oleva tilausnumero tai tilauksen tunniste. Kirjaa vastaus ”ei vielä annettu” avoimeksi asiaksi ja nimeä henkilö, joka hoitaa sen. Älä pidä sitä valmiina luovutuksena.
Kun saat oikean PDF:n, toimita se kirjanpitäjälle lyhyen yritystä ja ajanjaksoa koskevan huomautuksen kanssa. Etsintä on valmis, kun asiakirja vastaa ostoa ja vastaanottaja tietää, mihin se liittyy.