Vad du behöver ta reda på före sökningen
Pengarna för Microsoft 365 har dragits, men du hittar ingen faktura i mejlen. Ta reda på vem som köpte abonnemanget och vem som sköter faktureringen i företaget innan du söker igen. För ett företagsabonnemang kan dokumentet hämtas från administrationscentret; vanlig åtkomst till Outlook räcker inte.
Målet är att få den ursprungliga PDF-filen för rätt företag och period. Om du inte kommer åt den själv hjälper följande steg dig att skicka en tydlig begäran till den som hanterar kontot.
Bestäm först vilket köp du söker underlag för
Anteckna abonnemangets namn, företaget som använder det och den period du söker. Ange om köpet gjordes direkt hos Microsoft eller via IT-leverantören. Om du inte vet, läs orderbekräftelsen eller fråga den som köpte licenserna.
Den här guiden gäller företagsabonnemang. För privat Microsoft 365 söker du i det personliga kontots orderhistorik. Underlag för partnerköp får du från partnern som sålde tjänsten. Att licenserna finns i företagets miljö avgör inte i sig vem som utfärdar fakturan.
Administratören öppnar rätt kontos fakturering
Be en behörig faktureringsadministratör öppna Microsoft 365 admin center. I instrumentpanelsvyn går vägen via Billing → Bills & payments; i den förenklade vyn via Products → View invoices. Microsoft kräver rollen Billing Administrator för dessa steg.
Om administratören ser flera faktureringskonton måste rätt konto för köpet väljas. En tom lista betyder därför inte nödvändigtvis att dokumentet saknas. Kontrollera först kontot och datumintervallet. Öppna sedan den matchande fakturan och hämta PDF-filen via Download → Download invoice.
Microsofts instruktioner för att hämta fakturor →
Billing → Billing accounts hjälper till att skilja kontona åt. Microsoft skiljer bland annat mellan MCA- och MOSA-avtal och separata roller för faktureringskontot. För den som bara samlar underlag är nästa steg enkelt: be den nuvarande behöriga administratören om det specifika dokumentet. Du behöver inte ta över hela miljön för en PDF-fil.
Matcha PDF-filen mot det som faktiskt saknas
Öppna filen och jämför kund, dokumentnummer, fakturerad period och valuta med din begäran. Utfärdandedatum och tjänsteperiod behöver inte beskriva samma dag. Anteckna båda uppgifterna inför överlämningen så som leverantören anger dem.
Om du exempelvis har två företagsabonnemang räcker det inte att spara första PDF-filen med ordet Microsoft. I ett påhittat exempel söker Lenka underlag för företag A, men administratören öppnar först företag B:s konto. Kundkontrollen avslöjar felet före överlämningen. Lenka markerar dokumentet som hittat först när hon får PDF-filen för företag A.
Spara ett eventuellt betalningsunderlag separat om bokföringen behöver det. Microsoft uppger att kortbetalningar jämförs med fakturan och kortutdraget; företagstjänsterna tillhandahåller inte vanliga betalningskvitton.
Om fakturan fortfarande saknas, skicka en begäran som går att följa upp
Du kan skriva: ”Jag behöver den ursprungliga PDF-fakturan för Microsoft 365 för företag A för september. Vi ser den inte i kontot vi kontrollerade. Kan du kontrollera rätt faktureringskonto och period och bekräfta om dokumentet har utfärdats?”
Lägg till känt order- eller abonnemangsnummer. Anteckna svaret ”inte utfärdat ännu” som en öppen punkt tillsammans med personen som ska följa upp. Det är inte en färdig överlämning.
När du får rätt PDF-fil lämnar du den till bokföringen med en kort notering om företag och period. Sökningen är klar när dokumentet matchar köpet och mottagaren vet vad det gäller.