Was Sie vor der Suche klären sollten
Die Zahlung für Microsoft 365 wurde abgebucht, doch in Ihren E-Mails finden Sie keine Rechnung. Bevor Sie das Postfach erneut durchsuchen, klären Sie, wer das Abonnement gekauft hat und wer im Unternehmen die Abrechnung verwaltet. Bei einem Geschäftsabonnement lässt sich der Beleg im Admin Center herunterladen; ein gewöhnlicher Outlook-Zugang reicht dafür nicht aus.
Ziel ist das ursprüngliche PDF für das richtige Unternehmen und den richtigen Zeitraum. Wenn Sie selbst keinen Zugriff haben, helfen Ihnen die folgenden Schritte, eine genaue Anfrage an die Person zu senden, die das betreffende Konto verwaltet.
Bestimmen Sie zuerst den betreffenden Kauf
Notieren Sie den Namen des Abonnements, das Unternehmen, das es nutzt, und den gesuchten Zeitraum. Ergänzen Sie, ob Sie direkt bei Microsoft oder über Ihren IT-Anbieter gekauft haben. Wenn Sie es nicht wissen, prüfen Sie die Bestellbestätigung oder fragen Sie die Person, die die Lizenzen beschafft hat.
Diese Anleitung behandelt Geschäftsabonnements. Bei einem privaten Microsoft-365-Abonnement suchen Sie im Bestellverlauf des persönlichen Kontos. Belege für einen Kauf über einen Partner fordern Sie bei diesem Partner an. Dass die Lizenzen in Ihrer Unternehmensumgebung vorhanden sind, sagt noch nicht, wer die Abrechnung ausstellt.
Microsoft unterscheidet Direktkäufe und Käufe über Partner →
Der Administrator öffnet die Abrechnung des richtigen Kontos
Bitten Sie einen berechtigten Abrechnungsadministrator, das Microsoft 365 admin center zu öffnen. In der Dashboard-Ansicht führt der Weg über Billing → Bills & payments, in der vereinfachten Ansicht über Products → View invoices. Microsoft setzt für diese Schritte die Rolle Billing Administrator voraus.
Wenn mehrere Abrechnungskonten angezeigt werden, muss der Administrator das Konto des betreffenden Kaufs auswählen. Eine leere Liste bedeutet deshalb nicht zwingend, dass es keinen Beleg gibt. Prüfen Sie zuerst das Konto und den Datumsbereich. Öffnen Sie anschließend die passende Rechnung und laden Sie das PDF über Download → Download invoice herunter.
Microsofts Anleitung zum Rechnungsdownload →
Zur Einordnung dient Billing → Billing accounts. Microsoft unterscheidet dort unter anderem MCA- und MOSA-Vereinbarungen sowie eigene Rollen für das Abrechnungskonto. Wenn Sie lediglich Unterlagen sammeln, ist der praktische nächste Schritt einfach: Bitten Sie den derzeit berechtigten Administrator um den konkreten Beleg. Für ein einzelnes PDF müssen Sie nicht die gesamte Umgebung übernehmen.
Ordnen Sie das PDF dem tatsächlich fehlenden Beleg zu
Öffnen Sie die Datei und vergleichen Sie Rechnungsempfänger, Belegnummer, Abrechnungszeitraum und Währung mit Ihrer Anfrage. Ausstellungsdatum und Leistungszeitraum müssen nicht denselben Tag beschreiben. Notieren Sie für die Übergabe beide Angaben so, wie der Anbieter sie nennt.
Bei zwei Geschäftsabonnements reicht es beispielsweise nicht, das erste PDF mit dem Wort Microsoft zu speichern. In einem fiktiven Beispiel sucht Lenka einen Beleg für Unternehmen A, während der Administrator zunächst das Konto von Unternehmen B öffnet. Die Prüfung des Rechnungsempfängers deckt den Fehler vor der Übergabe auf. Erst das PDF für Unternehmen A markiert Lenka als gefunden.
Bewahren Sie einen gegebenenfalls benötigten Zahlungsnachweis gesondert auf. Microsoft weist darauf hin, dass bei Kartenzahlungen Rechnung und Kartenabrechnung zum Abgleich dienen; seine Geschäftsdienste stellen keine gewöhnlichen Zahlungsquittungen bereit.
Wenn die Rechnung weiter fehlt, senden Sie eine nachvollziehbare Anfrage
Sie können dem Administrator oder Anbieter schreiben: „Bitte sende mir das ursprüngliche Microsoft-365-Abrechnungs-PDF für Unternehmen A für September. Im geprüften Konto sehen wir es nicht. Kannst du das richtige Abrechnungskonto und den Zeitraum prüfen und bestätigen, ob der Beleg bereits ausgestellt wurde?“
Ergänzen Sie bekannte Bestell- oder Abonnementnummern. Die Antwort „noch nicht ausgestellt“ halten Sie als offenen Punkt fest, einschließlich der Person, die ihn weiterverfolgt. Behandeln Sie sie nicht als abgeschlossene Übergabe.
Sobald Sie das richtige PDF erhalten, geben Sie es mit einem kurzen Hinweis auf Unternehmen und Zeitraum an die Buchhaltung weiter. Die Suche ist abgeschlossen, wenn der Beleg zum gesuchten Kauf passt und der Empfänger weiß, wozu er gehört.