Čo zistiť pred hľadaním faktúry
Za Microsoft 365 sa strhli peniaze, ale faktúru v e-maile nenachádzate. Skôr než znovu prejdete schránku, zistite, kto predplatné kúpil a kto vo firme spravuje jeho vyúčtovanie. Pri firemnom predplatnom môžete doklad stiahnuť z administračného centra; bežný prístup do Outlooku na to sám osebe nestačí.
Cieľom je získať pôvodné PDF pre správnu firmu a obdobie. Ak sa k nemu nedostanete sami, nasledujúci postup vám pomôže poslať presnú žiadosť človeku, ktorý daný účet spravuje.
Najprv určite, ku ktorému nákupu hľadáte doklad
Zapíšte si názov predplatného, firmu, pre ktorú ho používate, a hľadané obdobie. Doplňte, či ste nakupovali priamo od Microsoftu, alebo cez dodávateľa IT. Ak to neviete, pozrite si potvrdenie objednávky alebo sa opýtajte človeka, ktorý licencie kupoval.
Tento návod sa týka firemného predplatného. Pri osobnom Microsoft 365 hľadajte v histórii objednávok osobného účtu. Doklady od partnera riešte s partnerom, cez ktorého službu kupujete; samotná prítomnosť licencií vo firemnom prostredí neurčuje, kto vám vystavuje vyúčtovanie.
Podpora Microsoftu rozlišuje priamy nákup a nákup cez partnera →
Správca otvorí vyúčtovanie správneho účtu
Požiadajte oprávneného správcu fakturácie, aby otvoril Microsoft 365 admin center. V bežnom prehľade vedie cesta cez Billing → Bills & payments; v zjednodušenom zobrazení cez Products → View invoices. Microsoft pri tomto postupe vyžaduje rolu Billing Administrator.
Ak správca vidí viac fakturačných účtov, musí vybrať ten, ku ktorému patrí nákup. Prázdny zoznam preto nemusí znamenať, že doklad neexistuje. Najprv overte účet a rozsah dátumov. Potom otvorte príslušnú faktúru a stiahnite PDF cez Download → Download invoice.
Postup stiahnutia opisuje Microsoft →
Na orientáciu v účtoch slúži Billing → Billing accounts. Microsoft tu rozlišuje okrem iného zmluvy MCA a MOSA aj samostatné roly pre fakturačný účet. Pre človeka, ktorý iba zbiera podklady, je ďalší krok jednoduchý: požiadať súčasného oprávneného správcu o konkrétny doklad. Kvôli jednému PDF nemusíte preberať správu celého prostredia.
Stiahnuté PDF priraďte k tomu, čo skutočne chýba
Otvorte súbor a porovnajte odberateľa, číslo dokladu, účtované obdobie a menu so svojou žiadosťou. Dátum vystavenia a obdobie služby nemusia označovať ten istý deň. Pri odovzdaní si poznačte oba údaje tak, ako ich uvádza dodávateľ.
Ak máte napríklad dve firemné predplatné, nestačí uložiť prvé PDF so slovom Microsoft. V modelovej situácii hľadá Lenka podklad pre firmu A, no správca najprv otvorí účet firmy B. Kontrola odberateľa odhalí chybu ešte pred odovzdaním. Lenka označí doklad za nájdený až vtedy, keď získa PDF patriace firme A.
Prípadný podklad k platbe uchovajte samostatne, ak ho účtovník potrebuje. Microsoft uvádza, že platba kartou sa porovnáva pomocou faktúry a kartového výpisu; jeho firemné služby neposkytujú bežné potvrdenie platby.
Ak faktúra stále chýba, pošlite žiadosť, ktorú možno preveriť
Správcovi alebo dodávateľovi môžete napísať: „Prosím o pôvodné PDF vyúčtovania za Microsoft 365 pre firmu A za september. V účte, ktorý sme kontrolovali, ho nevidíme. Môžeš overiť správny fakturačný účet a obdobie a potvrdiť, či bol doklad vystavený?“
Doplňte známe číslo objednávky alebo predplatného. Odpoveď „ešte nie je vystavený“ si zapíšte ako otvorenú položku s človekom, ktorý ju dorieši. Nepovažujte ju za dokončené odovzdanie.
Keď získate správne PDF, odovzdajte ho účtovníkovi s krátkou poznámkou o firme a období. Doklad je dohľadaný až vtedy, keď zodpovedá hľadanému nákupu a príjemca vie, k čomu patrí.