Co ustalić przed szukaniem faktury
Pieniądze za Microsoft 365 zostały pobrane, ale nie znajdujesz faktury w e-mailach. Zanim ponownie przejrzysz skrzynkę, ustal, kto kupił subskrypcję i kto w firmie zarządza jej rozliczeniami. Przy subskrypcji firmowej dokument można pobrać z centrum administracyjnego; zwykły dostęp do Outlooka nie wystarcza.
Celem jest uzyskanie oryginalnego PDF dla właściwej firmy i okresu. Jeśli nie masz do niego dostępu, kolejne kroki pomogą skierować dokładną prośbę do osoby zarządzającej odpowiednim kontem.
Najpierw określ, którego zakupu dotyczy dokument
Zapisz nazwę subskrypcji, firmę, która z niej korzysta, i szukany okres. Dodaj informację, czy zakup był bezpośrednio od Microsoftu, czy przez dostawcę IT. Jeśli nie wiesz, sprawdź potwierdzenie zamówienia lub zapytaj osobę kupującą licencje.
Ten poradnik dotyczy subskrypcji firmowych. Przy osobistym Microsoft 365 szukaj w historii zamówień konta osobistego. Dokumenty zakupu przez partnera uzyskaj od tego partnera. Sama obecność licencji w środowisku firmowym nie określa, kto wystawia rozliczenie.
Microsoft rozróżnia zakup bezpośredni i zakup przez partnera →
Administrator otwiera rozliczenia właściwego konta
Poproś uprawnionego administratora rozliczeń o otwarcie Microsoft 365 admin center. W widoku pulpitu ścieżka prowadzi przez Billing → Bills & payments; w uproszczonym przez Products → View invoices. Microsoft wymaga do tej procedury roli Billing Administrator.
Jeśli administrator widzi kilka kont rozliczeniowych, musi wybrać to powiązane z zakupem. Pusta lista nie musi oznaczać, że dokument nie istnieje. Najpierw sprawdź konto i zakres dat. Następnie otwórz właściwą fakturę i pobierz PDF przez Download → Download invoice.
Instrukcja pobierania faktur Microsoft →
W rozeznaniu pomaga Billing → Billing accounts. Microsoft rozróżnia między innymi umowy MCA i MOSA oraz osobne role konta rozliczeniowego. Dla osoby zbierającej dokumenty kolejny krok jest prosty: poprosić obecnego uprawnionego administratora o konkretny dokument. Dla jednego PDF nie trzeba przejmować zarządzania całym środowiskiem.
Dopasuj pobrany PDF do faktycznie brakującego dokumentu
Otwórz plik i porównaj nabywcę, numer dokumentu, okres rozliczenia i walutę z prośbą. Data wystawienia i okres usługi nie muszą wskazywać tego samego dnia. Przy przekazaniu zapisz obie informacje tak, jak podaje dostawca.
Przy dwóch subskrypcjach firmowych nie wystarczy zapisać pierwszego PDF ze słowem Microsoft. W przykładzie hipotetycznym Lenka szuka dokumentu dla firmy A, ale administrator najpierw otwiera konto firmy B. Sprawdzenie nabywcy ujawnia błąd przed przekazaniem. Lenka oznacza dokument jako znaleziony dopiero po uzyskaniu PDF firmy A.
Ewentualny dokument płatności zachowaj osobno, jeśli księgowość go potrzebuje. Microsoft wskazuje, że płatność kartą porównuje się z fakturą i wyciągiem karty; jego usługi firmowe nie udostępniają zwykłych potwierdzeń płatności.
Jeśli faktury nadal brakuje, wyślij prośbę, którą można sprawdzić
Możesz napisać: „Proszę o oryginalny PDF rozliczenia Microsoft 365 dla firmy A za wrzesień. Nie widzimy go na sprawdzonym koncie. Czy możesz zweryfikować właściwe konto rozliczeniowe i okres oraz potwierdzić, czy dokument został wystawiony?”
Dodaj znany numer zamówienia lub subskrypcji. Odpowiedź „jeszcze niewystawiony” zapisz jako otwartą pozycję wraz z osobą, która zajmie się sprawą. Nie traktuj jej jako zakończonego przekazania.
Gdy otrzymasz właściwy PDF, przekaż go księgowości z krótką notatką o firmie i okresie. Szukanie kończy się, gdy dokument odpowiada zakupowi, a odbiorca wie, czego dotyczy.