Ce să afli înainte de a căuta factura
Plata pentru Microsoft 365 a fost debitată, dar nu găsești factura în e-mail. Înainte să cauți din nou în căsuță, află cine a cumpărat abonamentul și cine îi gestionează facturarea în firmă. Pentru un abonament de afaceri, documentul se descarcă din centrul de administrare; accesul obișnuit la Outlook nu este suficient.
Scopul este să obții PDF-ul original pentru firma și perioada corecte. Dacă nu ai acces personal, pașii următori te ajută să trimiți o cerere precisă persoanei care gestionează contul respectiv.
Identifică mai întâi achiziția pentru care cauți documentul
Notează denumirea abonamentului, firma care îl folosește și perioada căutată. Precizează dacă achiziția a fost direct de la Microsoft sau prin furnizorul IT. Dacă nu știi, verifică confirmarea comenzii ori întreabă persoana care a cumpărat licențele.
Acest ghid se referă la abonamente de afaceri. Pentru Microsoft 365 personal, caută în istoricul comenzilor contului personal. Documentele pentru o achiziție prin partener se cer acelui partener. Faptul că licențele apar în mediul firmei nu stabilește, singur, cine emite factura.
Microsoft diferențiază achizițiile directe de cele prin partener →
Administratorul deschide facturarea contului corect
Roagă un administrator de facturare autorizat să deschidă Microsoft 365 admin center. În vizualizarea de tip tablou de bord, traseul este Billing → Bills & payments; în cea simplificată, Products → View invoices. Microsoft cere rolul Billing Administrator pentru acești pași.
Dacă vede mai multe conturi de facturare, trebuie să-l selecteze pe cel asociat achiziției. O listă goală nu înseamnă neapărat că documentul nu există. Verifică mai întâi contul și intervalul de date. Apoi deschide factura corespunzătoare și descarcă PDF-ul prin Download → Download invoice.
Instrucțiunile Microsoft pentru descărcarea facturilor →
Billing → Billing accounts ajută la identificarea conturilor. Microsoft diferențiază, printre altele, acordurile MCA și MOSA și rolurile separate pentru contul de facturare. Pentru cine doar adună documente, pasul practic este simplu: solicită documentul concret administratorului autorizat actual. Pentru un singur PDF nu trebuie să preiei administrarea întregului mediu.
Asociază PDF-ul cu documentul care lipsește în realitate
Deschide fișierul și compară clientul facturat, numărul documentului, perioada și moneda cu cererea ta. Data emiterii și perioada serviciului nu descriu neapărat aceeași zi. Pentru predare, notează ambele informații exact cum le prezintă furnizorul.
Dacă ai două abonamente de afaceri, nu este suficient să salvezi primul PDF care conține Microsoft. Într-un exemplu ipotetic, Lenka caută un document pentru firma A, dar administratorul deschide întâi contul firmei B. Verificarea clientului descoperă eroarea înainte de predare. Lenka marchează documentul drept găsit numai după ce primește PDF-ul firmei A.
Păstrează separat un eventual document al plății, dacă îl cere contabilitatea. Microsoft arată că plățile cu cardul se compară folosind factura și extrasul cardului; serviciile sale pentru firme nu furnizează chitanțe obișnuite de plată.
Dacă factura încă lipsește, trimite o cerere care poate fi urmărită
Poți scrie: „Am nevoie de PDF-ul original al facturării Microsoft 365 pentru firma A, aferent lunii septembrie. Nu îl vedem în contul verificat. Poți verifica contul de facturare și perioada corecte și confirma dacă documentul a fost emis?”
Adaugă numărul cunoscut al comenzii sau al abonamentului. Înregistrează răspunsul „încă nu a fost emis” ca element deschis, indicând persoana care îl va rezolva. Nu îl considera o predare finalizată.
Când obții PDF-ul corect, transmite-l contabilității cu o scurtă notă despre firmă și perioadă. Căutarea se încheie când documentul corespunde achiziției și destinatarul știe la ce se referă.