O que esclarecer antes de procurar a fatura
O Microsoft 365 foi cobrado, mas não encontra a fatura no e-mail. Antes de voltar a percorrer a caixa de correio, descubra quem comprou a subscrição e quem gere a faturação na empresa. Numa subscrição empresarial, pode descarregar o documento do centro de administração; o acesso normal ao Outlook, por si só, não basta.
O objetivo é obter o PDF original da empresa e do período corretos. Se não conseguir aceder pessoalmente, os passos seguintes ajudam a enviar um pedido preciso à pessoa que gere essa conta.
Identifique primeiro a compra que precisa de documentar
Anote o nome da subscrição, a empresa que a utiliza e o período procurado. Acrescente se a compra foi feita diretamente à Microsoft ou através do fornecedor de informática. Se não souber, consulte a confirmação da encomenda ou pergunte a quem adquiriu as licenças.
Este guia trata de subscrições empresariais. Para o Microsoft 365 pessoal, consulte o histórico de encomendas da conta pessoal. Peça os documentos de uma compra através de parceiro a esse parceiro. A presença de licenças no ambiente empresarial não determina, por si só, quem emite a faturação.
A Microsoft distingue compras diretas e compras através de parceiros →
O administrador abre a faturação da conta correta
Peça a um administrador de faturação autorizado que abra o Microsoft 365 admin center. Na vista de painel, o percurso é Billing → Bills & payments; na vista simplificada, Products → View invoices. A Microsoft exige a função Billing Administrator para este procedimento.
Se aparecerem várias contas de faturação, deve selecionar a associada à compra. Uma lista vazia não significa necessariamente que o documento não existe. Verifique primeiro a conta e o intervalo de datas. Depois abra a fatura correspondente e descarregue o PDF através de Download → Download invoice.
Instruções de descarga da Microsoft →
Billing → Billing accounts ajuda a identificar as contas. A Microsoft distingue, entre outros, os contratos MCA e MOSA e funções próprias da conta de faturação. Para quem apenas recolhe documentos, o passo prático é simples: pedir o documento concreto ao administrador atualmente autorizado. Não precisa de assumir a gestão de todo o ambiente para obter um PDF.
Associe o PDF ao documento que realmente falta
Abra o ficheiro e compare o cliente faturado, o número do documento, o período e a moeda com o pedido. A data de emissão e o período do serviço não têm de indicar o mesmo dia. Para a entrega, registe ambos os dados tal como o fornecedor os apresenta.
Se tiver duas subscrições empresariais, não basta guardar o primeiro PDF com a palavra Microsoft. Num exemplo hipotético, Lenka procura um documento para a empresa A, mas o administrador abre primeiro a conta da empresa B. Verificar o cliente revela o erro antes da entrega. Lenka só marca o documento como encontrado quando recebe o PDF da empresa A.
Guarde separadamente um eventual comprovativo de pagamento, se a contabilidade precisar dele. A Microsoft indica que os pagamentos com cartão são comparados usando a fatura e o extrato do cartão; os seus serviços empresariais não fornecem recibos de pagamento comuns.
Se a fatura continuar em falta, envie um pedido que possa ser acompanhado
Pode escrever: «Preciso do PDF original da faturação Microsoft 365 da empresa A relativo a setembro. Não o vemos na conta verificada. Podes confirmar a conta de faturação e o período corretos e se o documento já foi emitido?»
Acrescente o número de encomenda ou de subscrição conhecido. Registe uma resposta como «ainda não foi emitido» como assunto em aberto, com a pessoa que o resolverá. Não a confunda com uma entrega concluída.
Quando obtiver o PDF correto, entregue-o à contabilidade com uma breve nota sobre a empresa e o período. A procura termina quando o documento corresponde à compra e o destinatário sabe a que se refere.