Hvad du skal afklare, før du leder
Pengene for Microsoft 365 er trukket, men du finder ingen faktura i dine mails. Find ud af, hvem der købte abonnementet, og hvem der håndterer faktureringen i virksomheden, før du leder igen. For et erhvervsabonnement kan dokumentet hentes fra administrationscentret; almindelig adgang til Outlook er ikke nok.
Målet er at få den oprindelige PDF for den rigtige virksomhed og periode. Hvis du ikke selv har adgang, hjælper de følgende trin dig med at sende en præcis anmodning til den, der administrerer kontoen.
Bestem først, hvilket køb du mangler bilag til
Notér abonnementets navn, virksomheden, der bruger det, og den ønskede periode. Angiv, om købet blev foretaget direkte hos Microsoft eller gennem IT-leverandøren. Hvis du ikke ved det, så se ordrebekræftelsen eller spørg den, der købte licenserne.
Denne vejledning gælder erhvervsabonnementer. For privat Microsoft 365 skal du lede i den personlige kontos ordrehistorik. Bilag til partnerkøb får du fra partneren, som leverer tjenesten. At licenserne findes i virksomhedens miljø, afgør ikke i sig selv, hvem der udsteder fakturaen.
Microsoft skelner mellem direkte køb og køb via en partner →
Administratoren åbner den rigtige kontos fakturering
Bed en autoriseret faktureringsadministrator om at åbne Microsoft 365 admin center. I dashboardvisningen går vejen via Billing → Bills & payments; i den forenklede visning via Products → View invoices. Microsoft kræver rollen Billing Administrator til disse trin.
Hvis administratoren ser flere faktureringskonti, skal kontoen, der hører til købet, vælges. En tom liste betyder derfor ikke nødvendigvis, at dokumentet ikke findes. Kontrollér først konto og datointerval. Åbn derefter den relevante faktura, og hent PDF’en via Download → Download invoice.
Microsofts vejledning til at hente fakturaer →
Billing → Billing accounts hjælper med at skelne kontiene. Microsoft skelner blandt andet mellem MCA- og MOSA-aftaler og særskilte roller for faktureringskontoen. For den, der kun samler bilag, er næste skridt enkelt: bed den nuværende autoriserede administrator om det konkrete dokument. Du behøver ikke overtage hele miljøet for én PDF.
Knyt PDF’en til det, der faktisk mangler
Åbn filen, og sammenlign kunde, dokumentnummer, faktureret periode og valuta med anmodningen. Udstedelsesdato og tjenesteperiode behøver ikke beskrive samme dag. Notér begge oplysninger til overdragelsen, som leverandøren angiver dem.
Hvis du eksempelvis har to erhvervsabonnementer, er det ikke nok at gemme den første PDF med ordet Microsoft. I et tænkt eksempel søger Lenka et bilag til virksomhed A, men administratoren åbner først virksomhed B’s konto. Kontrol af kunden afslører fejlen før overdragelsen. Lenka markerer først dokumentet som fundet, når hun får PDF’en til virksomhed A.
Gem et eventuelt betalingsbilag separat, hvis bogholderiet har brug for det. Microsoft oplyser, at kortbetalinger sammenholdes med fakturaen og kortudtoget; virksomhedstjenesterne udsteder ikke almindelige betalingskvitteringer.
Hvis fakturaen stadig mangler, send en anmodning, der kan følges op
Du kan skrive: ”Jeg har brug for den oprindelige Microsoft 365-fakturerings-PDF til virksomhed A for september. Vi ser den ikke på den konto, vi kontrollerede. Kan du kontrollere den rigtige faktureringskonto og periode og bekræfte, om dokumentet er udstedt?”
Tilføj et kendt ordre- eller abonnementsnummer. Registrér svaret ”ikke udstedt endnu” som en åben post med den person, der følger op. Det er ikke en afsluttet overdragelse.
Når du får den rigtige PDF, send den til bogholderiet med en kort bemærkning om virksomhed og periode. Søgningen er afsluttet, når dokumentet passer til købet, og modtageren ved, hvad det vedrører.