Hva du må avklare før du leter
Pengene for Microsoft 365 er trukket, men du finner ingen faktura i e-posten. Finn ut hvem som kjøpte abonnementet og hvem som håndterer faktureringen i bedriften før du søker igjen. For et bedriftsabonnement kan dokumentet lastes ned fra administrasjonssenteret; vanlig tilgang til Outlook er ikke nok.
Målet er å få den opprinnelige PDF-en for riktig bedrift og periode. Hvis du ikke har tilgang selv, hjelper de følgende stegene deg å sende en presis forespørsel til personen som håndterer kontoen.
Avklar først hvilket kjøp du trenger dokumentasjon for
Noter abonnementsnavnet, bedriften som bruker det, og perioden du leter etter. Oppgi om kjøpet var direkte fra Microsoft eller gjennom IT-leverandøren. Er du usikker, se på ordrebekreftelsen eller spør den som kjøpte lisensene.
Denne veiledningen gjelder bedriftsabonnementer. For privat Microsoft 365 leter du i ordrehistorikken til den personlige kontoen. Bilag for partnerkjøp får du fra partneren som leverer tjenesten. At lisensene finnes i bedriftsmiljøet, avgjør ikke alene hvem som utsteder fakturaen.
Administratoren åpner faktureringen for riktig konto
Be en autorisert faktureringsadministrator åpne Microsoft 365 admin center. I oversiktsvisningen går veien via Billing → Bills & payments; i den forenklede visningen via Products → View invoices. Microsoft krever rollen Billing Administrator for denne fremgangsmåten.
Hvis administratoren ser flere faktureringskontoer, må kontoen som tilhører kjøpet velges. En tom liste betyr derfor ikke nødvendigvis at dokumentet ikke finnes. Kontroller først konto og datointervall. Åpne deretter riktig faktura og last ned PDF-en via Download → Download invoice.
Microsofts veiledning for nedlasting av fakturaer →
Billing → Billing accounts hjelper deg å skille kontoene. Microsoft skiller blant annet mellom MCA- og MOSA-avtaler og egne roller for faktureringskontoen. For den som bare samler bilag, er neste steg enkelt: be den nåværende autoriserte administratoren om det konkrete dokumentet. Du trenger ikke overta hele miljøet for én PDF.
Knytt PDF-en til det som faktisk mangler
Åpne filen og sammenlign kunde, dokumentnummer, fakturert periode og valuta med forespørselen. Utstedelsesdato og tjenesteperiode beskriver ikke nødvendigvis samme dag. Noter begge opplysningene til overleveringen slik leverandøren oppgir dem.
Har du for eksempel to bedriftsabonnementer, holder det ikke å lagre den første PDF-en med ordet Microsoft. I et tenkt eksempel trenger Lenka dokumentasjon for bedrift A, men administratoren åpner først kontoen til bedrift B. Kontroll av kunden avdekker feilen før overlevering. Lenka markerer først dokumentet som funnet når hun får PDF-en for bedrift A.
Oppbevar et eventuelt betalingsbilag separat hvis regnskapsføreren trenger det. Microsoft oppgir at kortbetalinger sammenlignes med faktura og kortutskrift; bedriftstjenestene gir ikke vanlige betalingskvitteringer.
Hvis fakturaen fortsatt mangler, send en forespørsel som kan følges opp
Du kan skrive: «Jeg trenger den opprinnelige PDF-en for Microsoft 365-faktureringen til bedrift A for september. Vi ser den ikke i kontoen vi kontrollerte. Kan du sjekke riktig faktureringskonto og periode og bekrefte om dokumentet er utstedt?»
Legg til kjent ordre- eller abonnementsnummer. Registrer svaret «ikke utstedt ennå» som en åpen post med personen som skal følge opp. Det er ikke en fullført overlevering.
Når du får riktig PDF, send den til regnskapsføreren med en kort merknad om bedrift og periode. Søket er ferdig når dokumentet passer til kjøpet og mottakeren vet hva det gjelder.