Wat je vóór het zoeken moet vaststellen
Microsoft 365 is afgeschreven, maar je vindt geen factuur in je e-mail. Zoek voordat je de inbox opnieuw doorloopt uit wie het abonnement heeft gekocht en wie binnen het bedrijf de facturering beheert. Voor een zakelijk abonnement kun je het document uit het beheercentrum downloaden; gewone toegang tot Outlook is daarvoor niet voldoende.
Het doel is de oorspronkelijke pdf voor het juiste bedrijf en de juiste periode. Kun je er zelf niet bij, dan helpen de volgende stappen je een precies verzoek te sturen naar de persoon die het betreffende account beheert.
Bepaal eerst bij welke aankoop het document hoort
Noteer de abonnementsnaam, het bedrijf dat het gebruikt en de gezochte periode. Vermeld of rechtstreeks bij Microsoft of via je IT-leverancier is gekocht. Weet je het niet, bekijk dan de orderbevestiging of vraag het aan degene die de licenties heeft aangeschaft.
Deze handleiding gaat over zakelijke abonnementen. Voor persoonlijk Microsoft 365 zoek je in de bestelgeschiedenis van het persoonlijke account. Vraag documenten voor een partneraankoop bij die partner op. Dat de licenties in de bedrijfsomgeving staan, bepaalt op zichzelf niet wie de factuur opstelt.
Microsoft onderscheidt directe aankopen en aankopen via een partner →
De beheerder opent de facturering van het juiste account
Vraag een bevoegde factureringsbeheerder het Microsoft 365 admin center te openen. In de dashboardweergave loopt de route via Billing → Bills & payments; in de vereenvoudigde weergave via Products → View invoices. Microsoft vereist voor deze stappen de rol Billing Administrator.
Ziet de beheerder meerdere factureringsaccounts, dan moet die het account van de aankoop kiezen. Een lege lijst betekent dus niet noodzakelijk dat het document niet bestaat. Controleer eerst het account en het datumbereik. Open daarna de passende factuur en download de pdf via Download → Download invoice.
De downloadinstructies van Microsoft →
Billing → Billing accounts helpt de accounts te onderscheiden. Microsoft maakt onder andere onderscheid tussen MCA- en MOSA-overeenkomsten en aparte rollen voor factureringsaccounts. Voor iemand die alleen documenten verzamelt, is de praktische stap eenvoudig: vraag de huidige bevoegde beheerder om het concrete document. Voor één pdf hoef je niet het beheer van de hele omgeving over te nemen.
Koppel de gedownloade pdf aan wat werkelijk ontbreekt
Open het bestand en vergelijk klant, documentnummer, gefactureerde periode en valuta met je verzoek. De uitgiftedatum en de serviceperiode hoeven niet dezelfde dag te beschrijven. Noteer bij de overdracht beide gegevens zoals de leverancier ze vermeldt.
Heb je bijvoorbeeld twee zakelijke abonnementen, dan volstaat de eerste pdf met het woord Microsoft niet. In een fictief voorbeeld zoekt Lenka een document voor bedrijf A, maar opent de beheerder eerst het account van bedrijf B. Controle van de klant maakt de fout vóór de overdracht zichtbaar. Lenka markeert het document pas als gevonden als ze de pdf van bedrijf A heeft.
Bewaar een eventueel betalingsdocument apart als de boekhouding het nodig heeft. Microsoft geeft aan dat je kaartbetalingen met de factuur en het kaartafschrift vergelijkt; zijn zakelijke diensten leveren geen gewone betalingsbewijzen.
Als de factuur nog ontbreekt, stuur een verzoek dat gevolgd kan worden
Je kunt schrijven: ‘Graag ontvang ik de oorspronkelijke Microsoft 365-facturerings-pdf voor bedrijf A voor september. We zien hem niet in het gecontroleerde account. Kun je het juiste factureringsaccount en de periode controleren en bevestigen of het document al is uitgegeven?’
Voeg een bekend bestel- of abonnementsnummer toe. Noteer ‘nog niet uitgegeven’ als openstaand punt, met de persoon die het verder afhandelt. Beschouw dit niet als een afgeronde overdracht.
Zodra je de juiste pdf hebt, stuur je die naar de boekhouding met een korte toelichting op bedrijf en periode. Het document is gevonden wanneer het bij de gezochte aankoop past en de ontvanger weet waarop het betrekking heeft.