Používanie služby a prístup k faktúram sú dve veci
Pri hľadaní dokladu za firemný e-mail najprv určte službu, firmu a obdobie. Potom zistite, kto predplatné kúpil a spravuje jeho fakturáciu. Ak nákup vybavoval externý dodávateľ, overte uňho, kto doklad vystavuje. Samotné prihlásenie do schránky neurčuje prístup k faktúram.
Google Workspace
Tieto kroky platia pre účet s automatickými platbami v Admin console. Správca potrebuje oprávnenie na správu fakturácie. Otvorí Billing → Payment accounts, pri príslušnom predplatnom vyberie View invoices a v dokumentoch nájde PDF podľa čísla faktúry. Pri starších obdobiach rozšíri dátumový filter. Pri príslušnej položke PDF Invoice potom vyberie Download. Ide o názvy anglického rozhrania; v inom jazyku sa môžu líšiť.
Pri predplatnom spravovanom v Google Admin console hľadajte vyúčtovanie tam. Ak službu dodáva predajca, požiadajte o doklad jeho. Google pre nákup cez partnera uvádza samostatný postup.
Faktúra za Google Workspace: správny účet, obdobie a spôsob nákupu →
Zdroj k tejto časti: Google opisuje rozdiely v návode k mesačným dokladom
Microsoft 365
Požiadajte oprávneného správcu fakturácie, aby otvoril Microsoft 365 admin center. V bežnom prehľade vedie cesta cez Billing → Bills & payments; v zjednodušenom zobrazení cez Products → View invoices. Microsoft pri tomto postupe vyžaduje rolu Billing Administrator.
Ak správca vidí viac fakturačných účtov, musí vybrať ten, ku ktorému patrí nákup. Prázdny zoznam preto nemusí znamenať, že doklad neexistuje. Najprv overte účet a rozsah dátumov. Potom otvorte príslušnú faktúru a stiahnite PDF cez Download → Download invoice.
Kde stiahnuť faktúry za Microsoft 365, keď ich v schránke nevidíte →
Zdroj k tejto časti: Postup stiahnutia opisuje Microsoft
Zoho / Zoho Workplace
Faktúru za predplatné Zoho hľadajte v histórii transakcií príslušného účtu. Podľa oficiálneho návodu zvoľte v Zoho Store Download Invoices. Otvorí sa Transaction History, kde pri zodpovedajúcej transakcii stiahnete dokument ikonou PDF.
Ak potrebnú transakciu či možnosť stiahnutia nevidíte, obráťte sa na človeka, ktorý predplatné spravuje. Podľa Enterprise FAQ Zoho môže faktúry zo Store sťahovať Super Admin. Rovnaký prístup preto nemožno sľúbiť každému bežnému používateľovi aplikácie; správca môže PDF stiahnuť namiesto vás.
Pre Zoho Workplace vedie cesta aj cez Admin Console → Subscription → Overview → Manage Subscription → Your Store Details → Transaction History. Platí pre Workplace; rovnaké menu automaticky nepredpokladajte vo všetkých aplikáciách Zoho.
Faktúry za Zoho: kde stiahnuť PDF k správnemu predplatnému →
Zdroj k tejto časti: Zoho: stiahnutie faktúr za predplatné · Zoho Enterprise: kto môže sťahovať faktúry · Zoho Workplace · Transaction History
Čo poslať správcovi, keď nemáte prístup
Vzor žiadosti: „Prosím o pôvodné PDF faktúry za [Google Workspace / Microsoft 365 / konkrétny produkt alebo balík Zoho] pre firmu [názov], doménu alebo účet [údaj] a obdobie [mesiac]. Ak doklad vystavuje náš dodávateľ, prosím o jeho dohľadanie uňho.“
Odporúčame otvoriť stiahnuté pôvodné PDF a porovnať dodávateľa, zákazníka, službu, dátum alebo obdobie, sumu a menu s nákupom, ku ktorému ho hľadáte. Ak je na dokumente číslo dokladu, poznačte si ho na ďalšie dohľadanie. Chýbajúci či nesúhlasiaci údaj označte na overenie.