Palvelun käyttö ei tarkoita pääsyä laskuihin
Kun etsit yrityssähköpostin tositetta, selvitä ensin palvelu, yritys ja kausi. Tarkista sitten, kuka osti tilauksen ja hoitaa laskutusta. Jos ulkoinen toimittaja järjesti hankinnan, varmista häneltä laskun antaja. Pelkkä pääsy postilaatikkoon ei määritä pääsyä laskuihin.
Google Workspace
Nämä vaiheet koskevat Admin consolen tiliä, jolla on automaattiset maksut. Ylläpitäjä tarvitsee laskutuksen hallintaoikeudet. Hän avaa Billing → Payment accounts, valitsee tilauksen vierestä View invoices ja etsii asiakirjoista PDF:n laskunumerolla. Vanhempia kausia varten hän laajentaa päivämääräsuodatinta. Oikean PDF Invoice -kohdan kohdalla hän valitsee sitten Download. Nimet ovat englanninkielisestä käyttöliittymästä ja voivat vaihdella muissa kielissä.
Jos tilausta hallitaan Google Admin consolessa, etsi laskutus sieltä. Jos palvelun toimittaa jälleenmyyjä, pyydä asiakirja häneltä. Google kuvaa kumppaniostolle erillisen reitin.
Google Workspace -lasku: oikea tili, ajanjakso ja ostokanava →
Tämän osion lähde: Google selittää ostokanavat kuukausilaskujen ohjeessa
Microsoft 365
Pyydä valtuutettua laskutuksen ylläpitäjää avaamaan Microsoft 365 admin center. Koontinäkymässä reitti on Billing → Bills & payments; yksinkertaistetussa näkymässä Products → View invoices. Microsoft edellyttää tähän Billing Administrator -roolia.
Jos laskutustilejä on useita, ylläpitäjän on valittava ostoon liittyvä tili. Tyhjä luettelo ei siis välttämättä tarkoita, ettei asiakirjaa ole. Tarkista ensin tili ja päivämääräväli. Avaa sitten oikea lasku ja lataa PDF valitsemalla Download → Download invoice.
Mistä Microsoft 365 -laskut ladataan, kun niitä ei löydy sähköpostista →
Tämän osion lähde: Microsoftin laskujen latausohje
Zoho / Zoho Workplace
Etsi Zoho-tilauksen laskua kyseisen tilin tapahtumahistoriasta. Virallisen ohjeen mukaan Zoho Storessa valitaan Download Invoices. Se avaa Transaction History -näkymän, jossa asiakirjan voi ladata oikean tapahtuman PDF-kuvakkeesta.
Jos tapahtuma tai latausvalinta puuttuu, ota yhteyttä tilauksesta vastaavaan henkilöön. Zoho Enterprisen usein kysyttyjen kysymysten mukaan Super Admin voi ladata Storen laskut. Samaa käyttöoikeutta ei siis voi luvata jokaiselle tavalliselle sovelluksen käyttäjälle; ylläpitäjä voi ladata PDF:n puolestasi.
Zoho Workplacessa voi käyttää myös reittiä Admin Console → Subscription → Overview → Manage Subscription → Your Store Details → Transaction History. Reitti koskee Workplacea; älä oleta samoja valikoita kaikissa Zoho-sovelluksissa.
Zoho-laskut: lataa oikean tilauksen PDF →
Tämän osion lähde: Zoho: tilauslaskujen lataaminen · Zoho Enterprise: kuka voi ladata laskuja · Zoho Workplace · Transaction History
Mitä lähettää ylläpitäjälle, jos et pääse laskuihin
Viestipohja: ”Pyydän alkuperäisen laskun PDF-tiedoston palvelusta [Google Workspace / Microsoft 365 / tietty Zoho-tuote tai -paketti], yritys [nimi], verkkotunnus tai tili [tieto], kausi [kuukausi]. Jos toimittajamme antaa laskun, pyydättehän sen häneltä.”
Suosittelemme avaamaan ladatun alkuperäisen PDF:n ja vertaamaan toimittajaa, asiakasta, palvelua, päivämäärää tai ajanjaksoa, summaa ja valuuttaa kyseiseen ostoon. Kirjaa mahdollinen asiakirjan numero myöhempää selvitystä varten. Merkitse puuttuvat tai ristiriitaiset tiedot tarkistettaviksi.