Ostokanava määrää, mistä etsit
Google Workspace toimii ja maksu on tehty, mutta kirjanpitäjän aineistosta puuttuu lasku. Aloita siitä, miten tilaus hankittiin. Yrityksen hallintapaneelissa, jälleenmyyjältä ja puhelimella ostettujen tilausten asiakirjahistoriat voivat olla erilaiset.
Varaa esille yrityksen nimi, verkkotunnus tai kirjautuneen tilin sähköpostiosoite sekä etsittävä ajanjakso. Nämä kolme tietoa auttavat ylläpitäjää erottamaan oikean tilauksen toisesta samaa palvelua käyttävästä tilistä.
Valitse ostoa vastaava reitti
Jos tilausta hallitaan Google Admin consolessa, etsi laskutus sieltä. Jos palvelun toimittaa jälleenmyyjä, pyydä asiakirja häneltä. Google kuvaa kumppaniostolle erillisen reitin.
Gmail-osoitteella luotu tili ei myöskään välttämättä käytä samaa ostokanavaa kuin yrityksen verkkotunnuksen tilaus. Jos ostit Workspacen Androidin tai iOS:n kautta eikä hallintapaneelissa ole laskutusvaihtoehtoja, tarkista osto Google Playsta tai Applen tilauksista.
Suorissa automaattisissa maksuissa lataa oikea ajanjakso
Nämä vaiheet koskevat Admin consolen tiliä, jolla on automaattiset maksut. Ylläpitäjä tarvitsee laskutuksen hallintaoikeudet. Hän avaa Billing → Payment accounts, valitsee tilauksen vierestä View invoices ja etsii asiakirjoista PDF:n laskunumerolla. Vanhempia kausia varten hän laajentaa päivämääräsuodatinta. Oikean PDF Invoice -kohdan kohdalla hän valitsee sitten Download. Nimet ovat englanninkielisestä käyttöliittymästä ja voivat vaihdella muissa kielissä.
Google tarjoaa laskut PDF- ja CSV-muodossa. Älä sekoita CSV-laskua muuhun tapahtumavientiin: ratkaisevaa on, mikä asiakirja todella ladattiin. Tavallista lukemista ja luovutusta varten avaa PDF ja tarkista tilin nimi, asiakirjan numero ja laskutettu ajanjakso.
Jos tili käyttää eräpäivällistä laskutusta automaattisten maksujen sijasta, noudata sen omaa ohjetta. Älä muuta maksutapaa vain siksi, että asiakirjavalikko näyttää erilaiselta.
Erota kuun alussa puuttuva lasku vielä julkaisemattomasta
Googlen mukaan kuukausilasku tulee saataville seuraavan kuukauden ensimmäisen päivän jälkeen. PDF voi ilmestyä CSV:n jälkeen, jopa viikon viiveellä. Tyhjä hakutulos juuri päättyneeltä kaudelta ei siis vielä osoita virhettä.
Kuvitteellisessa esimerkissä Pavel pyytää syyskuun PDF:ää 2. lokakuuta. Ylläpitäjä näkee toistaiseksi vain CSV-laskun. Pavel kirjaa ”PDF odottaa julkaisua, ylläpitäjä tarkistaa” ja sopii uudesta tarkistuksesta. Jos kirjanpitäjän kanssa sovitaan niin, hän luovuttaa saatavilla olevan tiedoston sen oikealla nimikkeellä; hän ei nimeä sitä valmiiksi PDF:ksi.
Pyynnössä pitää yksilöidä tili ja ajanjakso
Jos asiakirjaa ei löydy, voit kirjoittaa: ”Yrityksen A verkkotunnuksen Google Workspace -laskun PDF puuttuu syyskuulta. Tarkista tilaus, maksutili ja PDF:n saatavuus. Jos ostoa hallinnoi kumppani tai sovelluskauppa, kerro mikä.”
Avaa ladattu tiedosto ja säilytä alkuperäinen asiakirja. Jos kirjanpitäjä tarvitsee myös maksutietoja, sovi niiden tositteesta erikseen. Päätä luovutus vasta, kun tiedät, mikä asiakirja on saatu ja mikä ajanjakso kaipaa vielä selvitystä.