Sposób zakupu wyznacza miejsce poszukiwań
Google Workspace działa, a płatność została pobrana, lecz w dokumentach dla księgowości brakuje faktury. Zacznij od sposobu zakupu subskrypcji. Panel firmowy, zakup przez partnera i subskrypcja kupiona w telefonie mogą mieć różne historie dokumentów.
Przygotuj nazwę firmy, domenę lub e-mail zalogowanego konta i szukany okres. Te trzy dane pomogą administratorowi odróżnić właściwą subskrypcję od innego konta z tą samą usługą.
Wybierz ścieżkę zgodną z zakupem
Przy subskrypcji zarządzanej w Google Admin console szukaj rozliczeń właśnie tam. Jeśli usługę dostarcza reseller, poproś o dokument jego. Google podaje osobną ścieżkę dla zakupu przez partnera.
Konto założone z adresem Gmail nie musi korzystać z tego samego kanału zakupu co subskrypcja domeny firmowej. Jeśli kupiono Workspace przez Android lub iOS, a w panelu nie ma opcji rozliczeń, sprawdź zakup w Google Play lub subskrypcjach Apple.
Google wyjaśnia sposoby zakupu w poradniku miesięcznych faktur →
Przy bezpośrednich płatnościach automatycznych pobierz właściwy okres
Te kroki dotyczą konta z automatycznymi płatnościami w Admin console. Administrator potrzebuje uprawnień do zarządzania rozliczeniami. Otwiera Billing → Payment accounts, przy właściwej subskrypcji wybiera View invoices i znajduje PDF według numeru faktury w dokumentach. Dla starszych okresów rozszerza filtr dat. Przy odpowiedniej pozycji PDF Invoice wybiera następnie Download. To nazwy z angielskiego interfejsu; w innych językach mogą się różnić.
Google oferuje faktury PDF i CSV. Nie myl faktury CSV z innym eksportem transakcji: ważne jest, jaki dokument naprawdę pobrano. Do zwykłego odczytu i przekazania otwórz PDF i sprawdź nazwę konta, numer dokumentu i okres rozliczenia.
Oficjalna instrukcja pobierania →
Jeśli konto korzysta z fakturowania z terminem płatności zamiast automatycznych obciążeń, zastosuj jego własną instrukcję. Nie zmieniaj sposobu płacenia tylko dlatego, że menu dokumentów wygląda inaczej.
Na początku miesiąca odróżnij brak od dokumentu jeszcze niewystawionego
Według Google miesięczna faktura jest dostępna po pierwszym dniu następnego miesiąca. PDF może pojawić się później niż CSV, nawet z tygodniowym opóźnieniem. Brak wyników dla dopiero zakończonego okresu nie dowodzi jeszcze błędu.
W przykładzie hipotetycznym Pavel prosi 2 października o wrześniowy PDF. Administrator widzi na razie tylko fakturę CSV. Pavel zapisuje „PDF czeka na wystawienie, sprawdza administrator” i uzgadnia kolejną kontrolę. Jeśli księgowość się zgodzi, przekazuje dostępny plik pod jego prawdziwą nazwą; nie zmienia jej tak, jakby to był gotowy PDF.
Prośba musi wskazywać konto i okres
Jeśli dokumentu nie znajdujesz, możesz napisać: „Brakuje nam PDF faktury Google Workspace dla domeny firmy A za wrzesień. Proszę sprawdzić subskrypcję, konto płatnicze i dostępność PDF. Jeśli zakup obsługuje partner lub sklep z aplikacjami, proszę wskazać który”.
Po pobraniu otwórz plik i zachowaj oryginalny dokument. Jeśli księgowość potrzebuje też danych o płatności, uzgodnij właściwy dokument osobno. Zamknij przekazanie dopiero wtedy, gdy wiesz, co otrzymano i jaki okres wymaga dalszego wyjaśnienia.