Canalul de achiziție stabilește unde cauți
Google Workspace funcționează și plata a fost făcută, dar lipsește factura din documentele pentru contabilitate. Începe cu modul în care ai cumpărat abonamentul. Administrarea firmei, achiziția prin revânzător și un abonament cumpărat de pe telefon pot avea istorice diferite.
Pregătește numele firmei, domeniul sau e-mailul contului conectat și perioada căutată. Aceste trei informații ajută administratorul să distingă abonamentul corect de un alt cont care folosește același serviciu.
Alege traseul potrivit achiziției
Pentru un abonament administrat în Google Admin console, caută acolo facturarea. Dacă serviciul este furnizat de un revânzător, cere-i lui documentul. Google descrie un traseu separat pentru achizițiile prin partener.
Un cont creat cu adresă Gmail nu înseamnă neapărat același canal de achiziție ca un abonament al domeniului firmei. Dacă ai cumpărat Workspace prin Android sau iOS și nu ai opțiuni de facturare în consolă, verifică achiziția în Google Play sau în abonamentele Apple.
Google explică canalele de achiziție în ghidul facturilor lunare →
Pentru plăți automate directe, descarcă perioada corectă
Acești pași se aplică unui cont cu plăți automate în Admin console. Administratorul are nevoie de drepturi pentru gestionarea facturării. Deschide Billing → Payment accounts, alege View invoices lângă abonamentul relevant și găsește PDF-ul după numărul facturii în documente. Pentru perioade mai vechi, extinde filtrul de date. La intrarea PDF Invoice corespunzătoare, selectează apoi Download. Aceste denumiri sunt din interfața în engleză și pot diferi în alte limbi.
Google oferă facturi PDF și CSV. Nu confunda o factură CSV cu un alt export de tranzacții: contează documentul descărcat efectiv. Pentru citirea și predarea obișnuite, deschide PDF-ul și verifică numele contului, numărul documentului și perioada facturată.
Instrucțiuni oficiale de descărcare →
Dacă ai facturare cu termen de plată în locul plăților automate, urmează procedura proprie acelui cont. Nu modifica metoda de plată doar pentru că meniul documentelor arată diferit.
La începutul lunii, distinge documentul lipsă de cel încă neemis
Potrivit Google, factura lunară devine disponibilă după prima zi a lunii următoare. PDF-ul poate apărea mai târziu decât CSV-ul, cu până la o săptămână diferență. O căutare fără rezultate pentru perioada tocmai încheiată nu dovedește încă o eroare.
Disponibilitatea documentelor →
Într-un exemplu ipotetic, Pavel cere PDF-ul pentru septembrie pe 2 octombrie. Administratorul vede deocamdată doar factura CSV. Pavel notează „PDF în așteptarea emiterii, verifică administratorul” și stabilește o nouă verificare. Dacă se înțelege cu contabilitatea, predă fișierul disponibil cu descrierea sa reală; nu îl redenumește ca și cum ar fi PDF-ul final.
Cererea trebuie să identifice contul și perioada
Dacă nu găsești documentul, poți scrie: „Ne lipsește PDF-ul facturii Google Workspace pentru domeniul firmei A, aferent lunii septembrie. Verifică abonamentul, contul de plăți și disponibilitatea PDF-ului. Dacă achiziția este gestionată de un partener sau magazin de aplicații, precizează care”.
După descărcare, deschide fișierul și păstrează documentul original. Dacă sunt necesare și date despre plată, stabilește separat documentul potrivit cu contabilitatea. Încheie predarea numai când știi ce document ai obținut și ce perioadă mai necesită clarificări.