Il canale d’acquisto determina dove cercare
Google Workspace funziona e il pagamento è stato effettuato, ma manca una fattura tra i documenti per il commercialista. Parti dal modo in cui hai acquistato l’abbonamento. L’amministrazione aziendale, un acquisto tramite rivenditore e un abbonamento acquistato sul telefono possono avere cronologie diverse.
Prepara il nome dell’azienda, il dominio o l’e-mail dell’account connesso e il periodo cercato. Questi tre dati aiutano l’amministratore a distinguere l’abbonamento corretto da un altro account che usa lo stesso servizio.
Scegli il percorso corrispondente all’acquisto
Per un abbonamento gestito in Google Admin console, cerca lì la fatturazione. Se il servizio è fornito da un rivenditore, chiedi il documento a lui. Google indica un percorso separato per gli acquisti tramite partner.
Anche un account creato con un indirizzo Gmail non implica lo stesso canale d’acquisto di un abbonamento del dominio aziendale. Se hai acquistato Workspace tramite Android o iOS e non hai opzioni di fatturazione nella console, verifica l’acquisto in Google Play o negli abbonamenti Apple.
Google spiega i canali d’acquisto nella guida alle fatture mensili →
Con pagamenti automatici diretti, scarica il periodo giusto
Questi passaggi valgono per un account con pagamenti automatici in Admin console. L’amministratore deve avere i privilegi di gestione della fatturazione. Apre Billing → Payment accounts, seleziona View invoices accanto all’abbonamento interessato e cerca il PDF per numero di fattura tra i documenti. Per periodi precedenti amplia il filtro delle date. Nella voce PDF Invoice corrispondente seleziona poi Download. Questi nomi appartengono all’interfaccia inglese e possono variare in altre lingue.
Google offre fatture PDF e CSV. Non confondere una fattura CSV con un diverso export di transazioni: conta quale documento hai effettivamente scaricato. Per la normale lettura e consegna, apri il PDF e verifica nome dell’account, numero del documento e periodo fatturato.
Procedura ufficiale di download →
Se l’account usa la fatturazione con pagamento a scadenza invece dei pagamenti automatici, segui la relativa procedura. Non modificare il metodo di pagamento solo perché il menu dei documenti è diverso.
A inizio mese, distingui il documento mancante da quello non ancora emesso
Secondo Google, la fattura mensile diventa disponibile dopo il primo giorno del mese successivo. Il PDF può arrivare più tardi del CSV, anche con una settimana di differenza. Una ricerca senza risultati per il periodo appena terminato non dimostra ancora un errore.
In un esempio ipotetico, Pavel chiede il PDF di settembre il 2 ottobre. L’amministratore vede per ora solo la fattura CSV. Pavel annota «PDF in attesa di emissione, controllo dell’amministratore» e concorda una nuova verifica. Se concordato con il commercialista, consegna il file disponibile con la sua vera descrizione; non lo rinomina come se fosse il PDF definitivo.
La richiesta deve identificare account e periodo
Se non trovi il documento, puoi scrivere: «Ci manca il PDF della fattura Google Workspace per il dominio dell’azienda A, relativo a settembre. Verifica abbonamento, account di pagamento e disponibilità del PDF. Se l’acquisto è gestito da un partner o da uno store di app, indica quale».
Dopo il download, apri il file e conserva il documento originale. Se al commercialista servono anche i dati di pagamento, concorda separatamente il relativo documento. Chiudi la consegna soltanto quando sai quale documento hai ottenuto e quale periodo resta da chiarire.