Inköpskanalen avgör var du ska leta
Google Workspace fungerar och betalningen har gått igenom, men fakturan saknas bland bokföringsunderlagen. Börja med hur abonnemanget köptes. Företagsadministration, köp via återförsäljare och abonnemang köpta i mobilen kan ha olika dokumenthistorik.
Ha företagsnamn, domän eller det inloggade kontots mejladress och den aktuella perioden till hands. De tre uppgifterna hjälper administratören att skilja rätt abonnemang från ett annat konto med samma tjänst.
Välj vägen som motsvarar köpet
För ett abonnemang som hanteras i Google Admin console letar du efter faktureringen där. Om en återförsäljare levererar tjänsten ber du den om dokumentet. Google beskriver en separat väg för partnerköp.
Ett konto skapat med Gmail-adress behöver inte heller ha samma inköpskanal som ett abonnemang för företagets domän. Om du köpte Workspace via Android eller iOS och saknar faktureringsalternativ i konsolen, kontrollera köpet i Google Play eller Apples abonnemang.
Google förklarar inköpskanalerna i guiden för månadsfakturor →
Vid direkta automatiska betalningar hämtar du rätt period
Stegen gäller ett konto med automatiska betalningar i Admin console. Administratören behöver behörighet för faktureringshantering. Hen öppnar Billing → Payment accounts, väljer View invoices vid aktuellt abonnemang och hittar PDF-filen efter fakturanummer bland dokumenten. För äldre perioder utökas datumfiltret. Vid rätt post PDF Invoice väljer administratören sedan Download. Detta är de engelska gränssnittsnamnen; på andra språk kan de skilja sig.
Google erbjuder fakturor som PDF och CSV. Blanda inte ihop en CSV-faktura med en annan transaktionsexport: det avgörande är vilket dokument du faktiskt hämtade. För vanlig läsning och överlämning öppnar du PDF-filen och kontrollerar kontonamn, dokumentnummer och fakturerad period.
Officiella nedladdningsinstruktioner →
Om kontot använder fakturering med betalningsfrist i stället för automatiska betalningar följer du dess egna instruktioner. Ändra inte betalningsmetod bara för att dokumentmenyn ser annorlunda ut.
I början av månaden: skilj saknat från ännu inte utfärdat
Enligt Google blir månadsfakturan tillgänglig efter den första dagen i nästa månad. PDF-filen kan komma senare än CSV-filen, med upp till en veckas mellanrum. Ett tomt sökresultat för en nyss avslutad period bevisar därför inte ett fel.
När dokumenten blir tillgängliga →
I ett påhittat exempel ber Pavel om september-PDF:en den 2 oktober. Administratören ser än så länge bara CSV-fakturan. Pavel antecknar ”PDF väntar på utfärdande, administratören kontrollerar” och kommer överens om en ny kontroll. Om bokföringen godkänner det lämnar han den tillgängliga filen med dess verkliga beteckning; han döper inte om den till en färdig PDF.
Begäran måste ange konto och period
Om dokumentet inte hittas kan du skriva: ”Vi saknar Google Workspace-fakturans PDF för företag A:s domän för september. Kontrollera abonnemanget, betalningskontot och PDF-tillgängligheten. Om en partner eller appbutik hanterar köpet, ange vilken.”
Öppna filen efter nedladdningen och behåll originaldokumentet. Om bokföringen också behöver betalningsuppgifter, kom överens om det underlaget separat. Avsluta överlämningen först när du vet vilket dokument du fått och vilken period som fortfarande behöver följas upp.