Købskanalen afgør, hvor du skal lede
Google Workspace virker, og betalingen er gået igennem, men fakturaen mangler i bilagene til bogholderiet. Begynd med, hvordan abonnementet blev købt. Virksomhedsadministration, køb via forhandler og abonnementer købt på mobilen kan have forskellige dokumenthistorikker.
Hav virksomhedsnavn, domæne eller mailadressen til den konto, du er logget ind på, og perioden klar. De tre oplysninger hjælper administratoren med at skelne det rigtige abonnement fra en anden konto med samme tjeneste.
Vælg den vej, der passer til købet
For et abonnement, der administreres i Google Admin console, finder du faktureringen dér. Hvis en forhandler leverer tjenesten, så bed forhandleren om dokumentet. Google beskriver en separat vej for partnerkøb.
En konto oprettet med en Gmail-adresse bruger heller ikke nødvendigvis samme købskanal som et abonnement til virksomhedens domæne. Hvis du købte Workspace via Android eller iOS og ikke har faktureringsmuligheder i konsollen, så kontrollér købet i Google Play eller Apples abonnementer.
Google forklarer købskanaler i vejledningen til månedsfakturaer →
Ved direkte automatiske betalinger henter du den rigtige periode
Disse trin gælder en konto med automatiske betalinger i Admin console. Administratoren skal have rettigheder til at håndtere faktureringen. Vedkommende åbner Billing → Payment accounts, vælger View invoices ved abonnementet og finder PDF’en efter fakturanummer blandt dokumenterne. For ældre perioder udvides datofiltret. Ved den relevante post PDF Invoice vælger administratoren derefter Download. Det er navnene i den engelske grænseflade; på andre sprog kan de variere.
Google tilbyder fakturaer som PDF og CSV. Forveksl ikke en CSV-faktura med en anden transaktionseksport: det afgørende er det dokument, du faktisk hentede. Til almindelig læsning og overdragelse åbner du PDF’en og kontrollerer kontonavn, dokumentnummer og faktureret periode.
Hvis kontoen bruger fakturering med betalingsfrist i stedet for automatiske betalinger, så følg dens egen vejledning. Ændr ikke betalingsmetoden, bare fordi dokumentmenuen ser anderledes ud.
Tidligt på måneden: skeln mellem manglende og endnu ikke udstedt
Ifølge Google bliver månedsfakturaen tilgængelig efter den første dag i den følgende måned. PDF’en kan komme senere end CSV’en, med op til en uges mellemrum. Et tomt søgeresultat for en netop afsluttet periode bekræfter derfor ikke en fejl.
Hvornår dokumenterne bliver tilgængelige →
I et tænkt eksempel beder Pavel om september-PDF’en den 2. oktober. Administratoren ser foreløbig kun CSV-fakturaen. Pavel noterer ”PDF afventer udstedelse; administratoren kontrollerer” og aftaler en ny kontrol. Hvis bogholderiet er enig, afleverer han den tilgængelige fil med dens faktiske betegnelse; han omdøber den ikke, som om den var en færdig PDF.
Anmodningen skal angive konto og periode
Hvis dokumentet ikke findes, kan du skrive: ”Vi mangler Google Workspace-fakturaens PDF for virksomhed A’s domæne for september. Kontrollér abonnement, betalingskonto og PDF’ens tilgængelighed. Hvis en partner eller appbutik håndterer købet, så angiv hvilken.”
Åbn filen efter download, og behold originaldokumentet. Hvis bogholderiet også skal bruge betalingsoplysninger, aftaler I det bilag separat. Afslut først overdragelsen, når du ved, hvilket dokument du har fået, og hvilken periode der stadig kræver opfølgning.