Kjøpskanalen bestemmer hvor du skal lete
Google Workspace fungerer og betalingen har gått gjennom, men fakturaen mangler i bilagene til regnskapsføreren. Begynn med hvordan abonnementet ble kjøpt. Bedriftsadministrasjon, kjøp fra forhandler og abonnement kjøpt på mobilen kan ha forskjellige dokumenthistorikker.
Ha bedriftsnavn, domene eller e-postadressen til den innloggede kontoen og perioden klar. Disse tre opplysningene hjelper administratoren å skille riktig abonnement fra en annen konto med samme tjeneste.
Velg fremgangsmåten som passer til kjøpet
For et abonnement som håndteres i Google Admin console, finner du faktureringen der. Hvis en forhandler leverer tjenesten, ber du forhandleren om dokumentet. Google beskriver en egen vei for partnerkjøp.
En konto opprettet med Gmail-adresse bruker heller ikke nødvendigvis samme kjøpskanal som et abonnement for bedriftens domene. Hvis du kjøpte Workspace via Android eller iOS og ikke har faktureringsvalg i konsollen, sjekk kjøpet i Google Play eller Apples abonnementer.
Google forklarer kjøpskanalene i veiledningen for månedsfakturaer →
Ved direkte automatiske betalinger laster du ned riktig periode
Disse stegene gjelder en konto med automatiske betalinger i Admin console. Administratoren trenger rettigheter til å håndtere fakturering. Vedkommende åpner Billing → Payment accounts, velger View invoices ved det aktuelle abonnementet og finner PDF-en etter fakturanummer i dokumentene. For eldre perioder utvides datofilteret. Ved riktig oppføring PDF Invoice velger administratoren deretter Download. Dette er navnene i det engelske grensesnittet; andre språk kan ha andre navn.
Google tilbyr fakturaer som PDF og CSV. Ikke bland en CSV-faktura med en annen transaksjonseksport: det er dokumentet du faktisk lastet ned som teller. For vanlig lesing og overlevering åpner du PDF-en og sjekker kontonavn, dokumentnummer og fakturert periode.
Offisiell veiledning for nedlasting →
Hvis kontoen bruker fakturering med betalingsfrist i stedet for automatiske betalinger, følger du dens egne instrukser. Ikke endre betalingsmåten bare fordi dokumentmenyen ser annerledes ut.
Tidlig i måneden: skill manglende fra ennå ikke utstedt
Ifølge Google blir månedsfakturaen tilgjengelig etter første dag i neste måned. PDF-en kan komme senere enn CSV-en, med opptil en ukes mellomrom. Et tomt søkeresultat for en nylig avsluttet periode bekrefter derfor ikke en feil.
Når dokumentene blir tilgjengelige →
I et tenkt eksempel ber Pavel om september-PDF-en 2. oktober. Administratoren ser foreløpig bare CSV-fakturaen. Pavel noterer «PDF venter på utstedelse; administratoren følger opp» og avtaler en ny kontroll. Hvis regnskapsføreren er enig, leverer han tilgjengelig fil med dens faktiske betegnelse; han gir den ikke nytt navn som om den var en ferdig PDF.
Forespørselen må oppgi konto og periode
Hvis dokumentet ikke finnes, kan du skrive: «Vi mangler Google Workspace-fakturaens PDF for domenet til bedrift A for september. Sjekk abonnement, betalingskonto og om PDF-en er tilgjengelig. Hvis en partner eller appbutikk håndterer kjøpet, oppgi hvilken.»
Åpne filen etter nedlastingen og behold originaldokumentet. Hvis regnskapsføreren også trenger betalingsopplysninger, avtaler dere det underlaget separat. Avslutt overleveringen først når du vet hvilket dokument du har fått og hvilken periode som fortsatt må følges opp.