Spôsob nákupu určí, kde hľadať
Google Workspace funguje a platba odišla, ale v podkladoch pre účtovníka chýba faktúra. Začnite tým, ako ste predplatné kúpili. Firemná administrácia, nákup cez partnera a predplatné kúpené v mobile nemusia mať rovnakú históriu dokladov.
Pripravte si názov firmy, doménu alebo e-mail prihláseného účtu a hľadané obdobie. Tieto tri údaje pomôžu správcovi odlíšiť správne predplatné od iného účtu s rovnakou službou.
Vyberte postup podľa nákupu
Pri predplatnom spravovanom v Google Admin console hľadajte vyúčtovanie tam. Ak službu dodáva predajca, požiadajte o doklad jeho. Google pre nákup cez partnera uvádza samostatný postup.
Ani účet založený s adresou Gmail nemusí používať rovnaký nákupný kanál ako predplatné firemnej domény. Ak ste Workspace kúpili cez Android alebo iOS a v administrácii nemáte fakturáciu, overte nákup v Google Play alebo v predplatných Apple.
Pri priamej automatickej fakturácii stiahnite správne obdobie
Tieto kroky platia pre účet s automatickými platbami v Admin console. Správca potrebuje oprávnenie na správu fakturácie. Otvorí Billing → Payment accounts, pri príslušnom predplatnom vyberie View invoices a v dokumentoch nájde PDF podľa čísla faktúry. Pri starších obdobiach rozšíri dátumový filter. Pri príslušnej položke PDF Invoice potom vyberie Download. Ide o názvy anglického rozhrania; v inom jazyku sa môžu líšiť.
Google ponúka faktúru v PDF aj CSV. CSV faktúry nezamieňajte s iným exportom transakcií: rozhoduje dokument, ktorý ste skutočne stiahli. Na bežné čítanie a odovzdanie otvorte PDF a overte názov účtu, číslo dokladu a účtované obdobie.
Ak máte namiesto automatických platieb účet s fakturáciou na splatnosť, použite jeho vlastný postup. Nemeňte spôsob platenia len preto, že ponuka dokumentov vyzerá inak.
Začiatkom mesiaca rozlišujte chýbajúce a zatiaľ nevystavené
Podľa Googlu je mesačná faktúra dostupná po prvom dni nasledujúceho mesiaca. PDF môže byť dostupné neskôr než CSV, až s týždenným odstupom. Prázdny výsledok pre práve skončené obdobie teda ešte nepotvrdzuje chybu.
Informácie o dostupnosti dokladov →
V modelovom príklade žiada Pavel 2. októbra o septembrové PDF. Správca zatiaľ vidí iba CSV faktúru. Pavel si poznačí „PDF čaká na vystavenie, kontroluje správca“ a dohodne ďalšiu kontrolu. Účtovníkovi odovzdá dostupný súbor pod jeho skutočným označením, ak sa na tom dohodnú; nepremenuje ho na hotové PDF.
Žiadosť musí uvádzať účet aj obdobie
Ak doklad nenájdete, môžete napísať: „Chýba nám PDF faktúry za Google Workspace pre doménu firmy A za september. Prosím over predplatné, platobný účet a dostupnosť PDF. Ak nákup spravuje partner alebo obchod s aplikáciami, napíš kto.“
Po stiahnutí súbor otvorte a ponechajte pôvodný dokument. Ak účtovník potrebuje aj údaje o platbe, dohodnite príslušný podklad samostatne. Odovzdanie uzavrite až vtedy, keď viete, ktorý doklad ste získali a ktoré obdobie ešte čaká na doriešenie.