O canal de compra determina onde procurar
O Google Workspace funciona e o pagamento foi efetuado, mas falta a fatura nos documentos para a contabilidade. Comece pela forma como a subscrição foi comprada. A administração empresarial, a compra através de revendedor e uma subscrição adquirida no telemóvel podem ter históricos diferentes.
Prepare o nome da empresa, o domínio ou o e-mail da conta com sessão iniciada e o período procurado. Estes três dados ajudam o administrador a distinguir a subscrição correta de outra conta que utiliza o mesmo serviço.
Escolha o percurso correspondente à compra
Numa subscrição gerida na Google Admin console, procure a faturação aí. Se um revendedor fornecer o serviço, peça-lhe o documento. A Google indica um percurso separado para compras através de parceiros.
Uma conta criada com um endereço Gmail também não implica o mesmo canal de compra de uma subscrição do domínio empresarial. Se comprou o Workspace através de Android ou iOS e não tem opções de faturação na consola, verifique a compra no Google Play ou nas subscrições Apple.
A Google explica os canais de compra no guia das faturas mensais →
Nos pagamentos automáticos diretos, descarregue o período certo
Estes passos aplicam-se a uma conta com pagamentos automáticos na Admin console. O administrador precisa de privilégios de gestão de faturação. Abre Billing → Payment accounts, seleciona View invoices junto da subscrição relevante e encontra o PDF pelo número da fatura nos documentos. Para períodos mais antigos, alarga o filtro de datas. Na entrada PDF Invoice correspondente, seleciona depois Download. Estes nomes são da interface em inglês e podem variar noutros idiomas.
A Google oferece faturas PDF e CSV. Não confunda uma fatura CSV com outra exportação de transações: importa o documento realmente descarregado. Para a leitura e entrega habituais, abra o PDF e verifique o nome da conta, o número e o período faturado.
Instruções oficiais de descarga →
Se a conta utilizar faturação com pagamento a prazo em vez de pagamentos automáticos, siga o procedimento próprio. Não altere a forma de pagamento apenas porque o menu de documentos é diferente.
No início do mês, distinga o que falta do que ainda não foi emitido
Segundo a Google, a fatura mensal fica disponível depois do primeiro dia do mês seguinte. O PDF pode aparecer mais tarde do que o CSV, com até uma semana de diferença. Uma pesquisa sem resultados para o período acabado de terminar ainda não confirma um erro.
Disponibilidade dos documentos →
Num exemplo hipotético, Pavel pede o PDF de setembro a 2 de outubro. O administrador só vê, por enquanto, a fatura CSV. Pavel regista «PDF a aguardar emissão; verificação pelo administrador» e combina uma nova consulta. Se a contabilidade concordar, entrega o ficheiro disponível com a sua identificação real; não o renomeia como se fosse o PDF final.
O pedido deve identificar a conta e o período
Se não encontrar o documento, pode escrever: «Falta-nos o PDF da fatura Google Workspace do domínio da empresa A relativo a setembro. Verifica a subscrição, a conta de pagamentos e a disponibilidade do PDF. Se a compra for gerida por um parceiro ou loja de aplicações, indica qual».
Depois de descarregar, abra o ficheiro e conserve o documento original. Se a contabilidade também precisar de dados do pagamento, combine o comprovativo correspondente separadamente. Conclua a entrega apenas quando souber qual o documento obtido e que período ainda está por resolver.