Laufende Kosten und ausgestellter Beleg
Sie sehen in AWS einen Betrag für den Betrieb der Dienste und möchten ihn der Buchhaltung übergeben. Prüfen Sie zuerst den Abrechnungsstatus. Eine Schätzung der laufenden Kosten und eine ausgestellte Rechnung sind unterschiedliche Unterlagen, auch wenn sie im selben Verwaltungsbereich erscheinen.
AWS beschreibt laufende Schätzungen für den aktuellen Monat und endgültige Kosten für abgeschlossene Zeiträume. Laut Dokumentation wird die Zusammenfassung erst zur Rechnung, wenn der Zeitraum abgeschlossen ist und AWS die endgültigen Beträge berechnet hat.
Beginnen Sie mit dem Konto, das die Abrechnung tatsächlich erhält
Bitten Sie einen berechtigten Abrechnungsadministrator um Dokumente für das konkrete AWS-Konto oder die Organisation und den betreffenden Zeitraum. Zugriff auf technische AWS-Dienste schließt nicht unbedingt den Zugriff auf die Abrechnung ein; für manche Seiten verlangt die Dokumentation ausdrückliche Berechtigungen.
Überträgt die Organisation die Abrechnung auf ein anderes Konto, erhält das betreffende bill transfer account die Belege. AWS empfiehlt in diesem Fall, zuerst dessen Inhaber zu kontaktieren. Ein leerer Verlauf im gewöhnlichen Konto muss daher nicht bedeuten, dass keine Rechnung ausgestellt wurde.
Prüfen Sie Issued und laden Sie verfügbare Dokumente herunter
Der Administrator öffnet Billing and Cost Management → Bills, wählt den gesuchten Zeitraum und prüft den Abrechnungsstatus. Für ausgestellte Belege muss dort Issued stehen. Anschließend öffnet er Invoices und klickt auf die Invoice ID des entsprechenden Dokuments, um das PDF zu öffnen und herunterzuladen.
Neben der Rechnung stellt AWS weitere Dokumente in vom Anbieter abhängigen Bereichen bereit, beispielsweise separate Unterlagen für AWS EMEA SARL. Beschränken Sie die Prüfung nicht auf die erste Datei in der Liste. Bitten Sie den Administrator um die Dokumente, die tatsächlich zum gesuchten Konto und Einkauf gehören.
Bezeichnen Sie einen laufenden Betrag als das, was er ist
In einem fiktiven Beispiel benötigt Petr die September-Unterlagen. In der Konsole hat er jedoch Oktober ausgewählt gelassen und sieht einen laufenden Betrag. Erst nachdem er den Zeitraum geändert und die ausgestellten Dokumente geprüft hat, findet er die September-Rechnung.
Ist der gesuchte Zeitraum noch offen, notiert Petr „Ausstellung ausstehend, Administrator prüft“. Möchte das Team eine Zwischenübersicht, gibt er sie ausdrücklich als Schätzung weiter. Er erstellt daraus kein eigenes PDF namens „AWS-Rechnung“, das den tatsächlichen Status verschleiern würde.
Öffnen Sie die heruntergeladenen Originale und prüfen Sie Rechnungsempfänger, Konto, Nummer, Anbieter, Währung und Zeitraum. Gibt es mehrere Dokumente, führen Sie sie in einer Übersicht auf. Die Erklärung ihres Zusammenhangs gehört in die Begleitnachricht und nicht in eine veränderte Version der Lieferantendatei.
Wenn das Dokument auch nach der Zeitraumprüfung fehlt
Schreiben Sie dem Administrator: „Bitte sende mir die ausgestellten Dokumente für das AWS-Konto von Unternehmen A für September. Prüfe den richtigen Zeitraum, den Status Issued und gegebenenfalls das Konto, auf das die Abrechnung übertragen wurde.“
Bleibt eine Position unauffindbar, vereinbaren Sie mit einer konkreten Person die Nachverfolgung und die nächste Prüfung. Übergeben Sie der Buchhaltung die verfügbaren Dokumente mit einer genauen Angabe, was noch auf die Ausstellung oder den Support wartet. So verdeckt eine technische Verbrauchsübersicht keinen fehlenden Lieferantenbeleg.