Kertyvät kulut ja laadittu tosite
Näet AWS:ssä palvelujen käytöstä kertyneen summan ja haluat antaa sen kirjanpitäjälle. Tarkista ensin laskutuksen tila. Tämänhetkisten kulujen arvio ja laadittu lasku ovat eri aineistoja, vaikka ne näkyisivät samassa hallinnan osassa.
AWS kuvaa kuluvan kuukauden päivittyviä arvioita ja päättyneiden jaksojen lopullisia kustannuksia. Dokumentaation mukaan yhteenvedosta tulee lasku vasta, kun jakso on päättynyt ja AWS on laskenut lopulliset summat.
Aloita tilistä, joka todella vastaanottaa laskutuksen
Pyydä oikeudet omaavalta laskutuksen ylläpitäjältä dokumentit tietylle AWS-tilille tai organisaatiolle ja ajanjaksolle. Teknisten AWS-palvelujen käyttöoikeudet eivät välttämättä sisällä laskutusta; dokumentaatio edellyttää joillekin sivuille erillisiä oikeuksia.
Jos organisaatio siirtää laskutuksen toiselle tilille, dokumentit vastaanottaa kyseinen bill transfer account. AWS suosittelee tällöin ottamaan ensin yhteyttä sen omistajaan. Tavallisen tilin tyhjä historia ei siis välttämättä tarkoita, ettei laskua ole laadittu.
Tarkista Issued ja lataa saatavilla olevat dokumentit
Ylläpitäjä avaa Billing and Cost Management → Bills, valitsee etsityn jakson ja tarkistaa laskutuksen tilan. Laadittujen tositteiden tilan tulee olla Issued. Sen jälkeen hän avaa Invoices ja napsauttaa kyseisen dokumentin Invoice ID:tä avatakseen ja ladatakseen PDF:n.
Laskun lisäksi AWS tarjoaa muita dokumentteja palveluntarjoajasta riippuvissa osioissa, esimerkiksi erillisiä aineistoja AWS EMEA SARL:lle. Älä rajoita tarkistusta listan ensimmäiseen tiedostoon. Pyydä ylläpitäjältä dokumentit, jotka todella kuuluvat etsittyyn tiliin ja ostokseen.
Luovuta kertyvä summa sen oikealla nimellä
Kuvitteellisessa esimerkissä Petr tarvitsee syyskuun aineiston. Hän on kuitenkin jättänyt konsolissa lokakuun valituksi ja näkee alustavan summan. Syyskuun lasku löytyy vasta, kun hän vaihtaa jakson ja tarkistaa laaditut dokumentit.
Jos etsitty jakso on vielä avoinna, Petr kirjaa ”odottaa laskun laatimista, ylläpitäjä tarkistaa”. Jos tiimi haluaa väliaikaisen yhteenvedon, hän antaa sen nimenomaan arviona. Hän ei tee siitä omaa PDF-tiedostoa nimeltä ”AWS-lasku”, joka peittäisi todellisen tilan.
Avaa ladatut alkuperäiset dokumentit ja tarkista ostaja, tili, numero, palveluntarjoaja, valuutta ja jakso. Jos dokumentteja on useita, laadi niistä luettelo. Selitä niiden yhteydet saateviestissä, älä toimittajan tiedoston muokatussa versiossa.
Kun dokumentti puuttuu vielä jakson tarkistamisen jälkeen
Kirjoita ylläpitäjälle: ”Lähettäisitkö yritys A:n AWS-tilin syyskuulle laaditut dokumentit? Tarkista oikea jakso, Issued-tila ja mahdollinen tili, jolle laskutus on siirretty.”
Jos jotakin kohtaa ei vieläkään löydy, sovi tietyn henkilön kanssa sen selvittämisestä ja seuraavasta tarkistuksesta. Anna kirjanpitäjälle saatavilla olevat dokumentit ja täsmällinen tieto siitä, mitä vielä odotetaan laadittavaksi tai tuelta. Tekninen käyttökooste ei näin peitä puuttuvaa toimittajan tositetta.