Løpende kostnader og et utstedt bilag
Du ser et beløp for bruk av AWS-tjenester og vil gi det til regnskapsføreren. Kontroller først faktureringsstatusen. Et estimat for løpende kostnader og en utstedt faktura er ulike underlag, selv om de vises i samme del av administrasjonen.
AWS beskriver løpende estimater for inneværende måned og endelige kostnader for avsluttede perioder. Ifølge dokumentasjonen blir ikke sammendraget en faktura før perioden avsluttes og AWS beregner de endelige beløpene.
Start med kontoen som faktisk mottar faktureringen
Be en autorisert faktureringsadministrator om dokumentene for den konkrete AWS-kontoen eller organisasjonen og perioden. Tilgang til tekniske AWS-tjenester omfatter ikke nødvendigvis fakturering; dokumentasjonen krever uttrykkelige tillatelser for enkelte sider.
Hvis organisasjonen overfører faktureringen til en annen konto, mottar det aktuelle bill transfer account dokumentene. AWS anbefaler da å kontakte eieren først. Tom historikk på den vanlige kontoen trenger derfor ikke bety at fakturaen ikke er utstedt.
Kontroller Issued og last ned tilgjengelige dokumenter
Administratoren åpner Billing and Cost Management → Bills, velger perioden og kontrollerer faktureringsstatusen. For utstedte dokumenter skal den være Issued. Deretter åpner administratoren Invoices og klikker på dokumentets Invoice ID for å åpne og laste ned PDF-en.
I tillegg til fakturaen tilbyr AWS andre dokumenter i seksjoner som avhenger av leverandøren, for eksempel separate underlag for AWS EMEA SARL. Ikke begrens kontrollen til den første filen i listen. Be administratoren om dokumenter som faktisk tilhører kontoen og kjøpet du leter etter.
Lever det løpende beløpet med riktig betegnelse
I et hypotetisk eksempel trenger Petr bilagene for september. Men han har latt oktober stå valgt i konsollen og ser et løpende beløp. Først etter å ha endret perioden og kontrollert utstedte dokumenter finner han septemberfakturaen.
Er perioden fortsatt åpen, noterer Petr «venter på utstedelse, administratoren kontrollerer». Vil teamet ha en foreløpig oversikt, leverer han den uttrykkelig som et estimat. Han lager ikke sin egen PDF kalt «AWS-faktura», som ville skjult den faktiske statusen.
Åpne de nedlastede originalene og kontroller kjøper, konto, nummer, leverandør, valuta og periode. Finnes flere dokumenter, lag en oversikt over dem. Forklar sammenhengen i følgemeldingen, ikke i en endret versjon av leverandørens fil.
Når dokumentet fortsatt mangler etter periodekontrollen
Skriv til administratoren: «Send meg gjerne de utstedte dokumentene for AWS-kontoen til firma A for september. Kontroller riktig periode, statusen Issued og eventuell konto som faktureringen er overført til.»
Hvis en post fortsatt ikke finnes, avtal med en konkret person at vedkommende følger den opp, og sett tidspunkt for neste kontroll. Lever de tilgjengelige dokumentene til regnskapsføreren med en presis beskrivelse av hva som fortsatt venter på utstedelse eller kundestøtte. Da skjuler ikke en teknisk forbruksoversikt et manglende leverandørbilag.