Cheltuiala curentă și documentul emis
În AWS vezi o sumă pentru utilizarea serviciilor și vrei să o predai contabilului. Verifică mai întâi starea facturării. Estimarea cheltuielii curente și factura emisă sunt documente diferite, chiar dacă apar în aceeași parte a administrării.
AWS descrie estimări în curs pentru luna curentă și costuri definitive pentru perioade închise. Potrivit documentației, rezumatul nu devine factură până când perioada nu se încheie și AWS nu calculează sumele finale.
Începe cu contul care primește efectiv facturarea
Cere unui administrator de facturare autorizat documentele pentru contul sau organizația AWS și perioada concretă. Accesul la serviciile tehnice AWS nu include neapărat accesul la facturare; documentația cere permisiuni explicite pentru unele pagini.
Dacă organizația transferă facturarea către alt cont, documentele sunt primite de bill transfer account corespunzător. În acest caz, AWS recomandă să contactezi mai întâi proprietarul său. Un istoric gol în contul obișnuit nu înseamnă deci neapărat că factura nu a fost emisă.
Verifică Issued și descarcă documentele disponibile
Administratorul deschide Billing and Cost Management → Bills, alege perioada căutată și verifică starea facturării. Pentru documentele emise trebuie să fie Issued. Apoi deschide Invoices și apasă pe Invoice ID al documentului corespunzător pentru a deschide și descărca PDF-ul.
Pe lângă factură, AWS oferă și alte documente în secțiuni care depind de furnizor, de exemplu documente separate pentru AWS EMEA SARL. Nu limita verificarea la primul fișier din listă. Cere administratorului documentele care aparțin efectiv contului și achiziției căutate.
Predă suma provizorie cu denumirea ei reală
Într-un exemplu ipotetic, Petr are nevoie de documentele pentru septembrie. În consolă a lăsat însă selectat octombrie și vede o sumă provizorie. Găsește factura din septembrie abia după ce schimbă perioada și verifică documentele emise.
Dacă perioada căutată este încă deschisă, Petr notează „așteaptă emiterea, verifică administratorul”. Dacă echipa dorește un centralizator provizoriu, îl predă explicit ca estimare. Nu creează din el un PDF propriu numit „factură AWS”, care ar ascunde starea reală.
Deschide originalele descărcate și verifică beneficiarul, contul, numărul, furnizorul, moneda și perioada. Dacă sunt mai multe documente, pregătește o listă. Explică legătura dintre ele în mesajul de însoțire, nu într-o versiune modificată a fișierului furnizorului.
Când documentul lipsește și după verificarea perioadei
Scrie administratorului: „Te rog să-mi trimiți documentele emise pentru contul AWS al firmei A pentru septembrie. Verifică perioada corectă, starea Issued și eventualul cont către care a fost transferată facturarea.”
Dacă o poziție rămâne de negăsit, desemnează o persoană concretă care să o urmărească și programează următoarea verificare. Predă contabilului documentele disponibile, precizând exact ce mai așteaptă emiterea sau asistența. Astfel, un centralizator tehnic al consumului nu ascunde lipsa unui document al furnizorului.