Průběžná útrata a vystavený doklad
V AWS vidíte částku za provoz služeb a chcete ji předat účetní. Nejdříve ověřte stav vyúčtování. Odhad aktuální útraty a vystavená faktura jsou různé podklady, i když se zobrazují ve stejné části administrace.
AWS popisuje průběžné odhady pro aktuální měsíc a konečné náklady za uzavřená období. Souhrn se podle dokumentace nestává fakturou, dokud se období neuzavře a AWS nevyčíslí konečné částky.
Začněte u účtu, který fakturaci skutečně přijímá
Požádejte oprávněného správce fakturace o dokumenty pro konkrétní AWS účet nebo organizaci a období. Přístup k technickým službám AWS nemusí zahrnovat přístup k fakturaci; dokumentace vyžaduje pro některé stránky výslovná oprávnění.
Pokud organizace používá převod fakturace na jiný účet, doklady přijímá příslušný bill transfer account. AWS v takovém případě doporučuje nejprve oslovit jeho vlastníka. Prázdná historie běžného účtu tedy nemusí znamenat nevystavenou fakturu.
Ověřte stav Issued a stáhněte dostupné dokumenty
Správce otevře Billing and Cost Management → Bills, vybere hledané období a zkontroluje stav vyúčtování. Pro vystavené doklady má být Issued. Pak otevře Invoices a klikne na Invoice ID odpovídajícího dokumentu, aby otevřel a stáhl PDF.
AWS má vedle faktury také další dokumenty v sekcích závislých na poskytovateli, například samostatné podklady pro AWS EMEA SARL. Neomezujte kontrolu pouze na první soubor v seznamu. Požádejte správce o dokumenty, které k hledanému účtu a nákupu skutečně patří.
Průběžnou částku předávejte s jejím skutečným označením
V modelovém příkladu potřebuje Petr podklady za září. V konzoli však ponechal vybraný říjen a vidí průběžnou částku. Teprve po změně období a kontrole vystavených dokumentů dohledá zářijovou fakturu.
Pokud je hledané období stále otevřené, Petr si zapíše „čeká na vystavení, kontroluje správce“. Chce-li tým průběžný přehled, předá ho výslovně jako odhad. Nevytvoří z něj vlastní PDF pojmenované „faktura AWS“, které by zastíralo skutečný stav.
Stažené originály otevřete a ověřte odběratele, účet, číslo, poskytovatele, měnu a období. Pokud je dokumentů více, uveďte jejich přehled. Vysvětlení souvislostí patří do průvodní zprávy, ne do upravené verze dodavatelova souboru.
Když dokument chybí i po kontrole období
Správci napište: „Prosím o vystavené dokumenty za AWS účet firmy A za září. Ověř správné období, stav Issued a případný účet, na který je fakturace převedená.“
Pokud zůstane položka nedohledaná, přiřaďte jí konkrétního člověka a další kontrolu. Účetní předávejte dostupné dokumenty s přesným označením, co ještě čeká na vystavení nebo podporu. Technický přehled spotřeby tak nezakryje chybějící dodavatelský doklad.