Lopende kosten en een uitgegeven document
Je ziet in AWS een bedrag voor het gebruik van diensten en wilt het aan je boekhouder geven. Controleer eerst de facturatiestatus. Een raming van de huidige kosten en een uitgegeven factuur zijn verschillende stukken, ook als ze in hetzelfde deel van het beheer staan.
AWS beschrijft lopende ramingen voor de huidige maand en definitieve kosten voor afgesloten perioden. Volgens de documentatie wordt de samenvatting pas een factuur wanneer de periode is afgesloten en AWS de definitieve bedragen heeft berekend.
Begin bij het account dat de facturatie daadwerkelijk ontvangt
Vraag een bevoegde facturatiebeheerder om documenten voor het specifieke AWS-account of de organisatie en periode. Toegang tot technische AWS-diensten omvat niet noodzakelijk toegang tot facturatie; voor sommige pagina’s vereist de documentatie expliciete machtigingen.
Als de organisatie facturatie naar een ander account overdraagt, ontvangt het betreffende bill transfer account de documenten. AWS raadt in dat geval aan eerst de eigenaar ervan te benaderen. Een lege geschiedenis in het gewone account hoeft dus niet te betekenen dat er geen factuur is uitgegeven.
Controleer Issued en download de beschikbare documenten
De beheerder opent Billing and Cost Management → Bills, kiest de benodigde periode en controleert de facturatiestatus. Voor uitgegeven documenten moet die Issued zijn. Daarna opent de beheerder Invoices en klikt op de Invoice ID van het betreffende document om de PDF te openen en te downloaden.
Naast de factuur biedt AWS andere documenten aan in onderdelen die afhangen van de aanbieder, bijvoorbeeld afzonderlijke stukken voor AWS EMEA SARL. Beperk de controle niet tot het eerste bestand in de lijst. Vraag de beheerder om documenten die daadwerkelijk bij het gezochte account en de aankoop horen.
Geef een lopend bedrag door onder de juiste benaming
In een fictief voorbeeld heeft Petr de documenten voor september nodig. Maar in de console heeft hij oktober geselecteerd laten staan en ziet hij een lopend bedrag. Pas nadat hij de periode heeft gewijzigd en de uitgegeven documenten heeft gecontroleerd, vindt hij de septemberfactuur.
Is de gezochte periode nog open, dan noteert Petr “wacht op uitgifte, beheerder controleert”. Wil het team een tussentijds overzicht, dan geeft hij dat uitdrukkelijk als raming door. Hij maakt er geen eigen PDF met de naam “AWS-factuur” van die de werkelijke status zou verbergen.
Open de gedownloade originelen en controleer afnemer, account, nummer, aanbieder, valuta en periode. Zijn er meerdere documenten, maak dan een overzicht. Leg hun samenhang uit in het begeleidende bericht, niet in een gewijzigde versie van het bestand van de leverancier.
Als het document ook na de periodecontrole ontbreekt
Schrijf aan de beheerder: “Wil je de uitgegeven documenten voor het AWS-account van bedrijf A voor september sturen? Controleer de juiste periode, de status Issued en eventueel het account waarnaar facturatie is overgedragen.”
Blijft een post onvindbaar, wijs dan een concrete persoon aan voor het vervolg en spreek de volgende controle af. Geef je boekhouder de beschikbare documenten met een precieze vermelding van wat nog op uitgifte of ondersteuning wacht. Zo verbergt een technisch gebruiksoverzicht geen ontbrekend leveranciersdocument.