Spesa in corso e documento emesso
In AWS vedi un importo per l’utilizzo dei servizi e vuoi consegnarlo al commercialista. Verifica prima lo stato della fatturazione. Una stima della spesa corrente e una fattura emessa sono documenti diversi, anche se compaiono nella stessa area di amministrazione.
AWS descrive stime in corso per il mese corrente e costi definitivi per i periodi chiusi. Secondo la documentazione, il riepilogo diventa una fattura solo quando il periodo si chiude e AWS calcola gli importi definitivi.
Parti dall’account che riceve effettivamente la fatturazione
Chiedi a un amministratore di fatturazione autorizzato i documenti per l’account o l’organizzazione AWS e per il periodo specifici. L’accesso ai servizi tecnici AWS non comprende necessariamente la fatturazione; la documentazione richiede autorizzazioni esplicite per alcune pagine.
Se l’organizzazione trasferisce la fatturazione a un altro account, i documenti vengono ricevuti dal bill transfer account corrispondente. In quel caso AWS consiglia di contattarne prima il proprietario. Uno storico vuoto nell’account abituale non significa quindi necessariamente che la fattura non sia stata emessa.
Informazioni su accesso e trasferimento della fatturazione →
Verifica Issued e scarica i documenti disponibili
L’amministratore apre Billing and Cost Management → Bills, seleziona il periodo cercato e controlla lo stato della fatturazione. Per i documenti emessi deve essere Issued. Poi apre Invoices e seleziona l’Invoice ID del documento corrispondente per aprire e scaricare il PDF.
Oltre alla fattura, AWS offre altri documenti in sezioni che dipendono dal fornitore, ad esempio documentazione separata per AWS EMEA SARL. Non limitare il controllo al primo file dell’elenco. Chiedi all’amministratore i documenti che appartengono realmente all’account e all’acquisto cercati.
Consegna l’importo provvisorio con la sua denominazione reale
In un esempio ipotetico, Petr ha bisogno dei documenti di settembre. Nella console, però, ha lasciato selezionato ottobre e vede un importo provvisorio. Trova la fattura di settembre solo dopo aver cambiato periodo e controllato i documenti emessi.
Se il periodo cercato è ancora aperto, Petr annota “in attesa di emissione, verifica l’amministratore”. Se il gruppo vuole un riepilogo provvisorio, lo consegna espressamente come stima. Non ne crea un proprio PDF chiamato “fattura AWS”, che ne nasconderebbe lo stato reale.
Apri gli originali scaricati e verifica il destinatario, l’account, il numero, il fornitore, la valuta e il periodo. Se i documenti sono più di uno, elencali in un riepilogo. Spiega come sono collegati nel messaggio di accompagnamento, non in una versione modificata del file del fornitore.
Se il documento manca ancora dopo la verifica del periodo
Scrivi all’amministratore: “Puoi inviarmi i documenti emessi per l’account AWS dell’azienda A per settembre? Verifica il periodo corretto, lo stato Issued e l’eventuale account a cui è stata trasferita la fatturazione.”
Se una voce resta introvabile, incarica una persona specifica di seguirne la ricerca e concorda il prossimo controllo. Consegna al commercialista i documenti disponibili indicando precisamente cosa attende ancora l’emissione o l’assistenza. Un riepilogo tecnico dei consumi non nasconderà così un documento del fornitore mancante.