Bieżące wydatki i wystawiony dokument
W AWS widzisz kwotę za korzystanie z usług i chcesz przekazać ją księgowości. Najpierw sprawdź status rozliczenia. Szacunek bieżących wydatków i wystawiona faktura to różne dokumenty, nawet jeśli pojawiają się w tej samej części panelu.
AWS opisuje bieżące szacunki dla aktualnego miesiąca i ostateczne koszty dla zamkniętych okresów. Według dokumentacji podsumowanie nie staje się fakturą, dopóki okres nie zostanie zamknięty, a AWS nie obliczy ostatecznych kwot.
Zacznij od konta, które rzeczywiście otrzymuje rozliczenia
Poproś uprawnionego administratora rozliczeń o dokumenty dla konkretnego konta lub organizacji AWS i danego okresu. Dostęp do technicznych usług AWS nie musi obejmować rozliczeń; dokumentacja wymaga wyraźnych uprawnień do niektórych stron.
Jeśli organizacja przenosi rozliczenia na inne konto, dokumenty otrzymuje odpowiednie bill transfer account. AWS zaleca wtedy najpierw kontakt z jego właścicielem. Pusta historia na zwykłym koncie nie musi więc oznaczać, że faktura nie została wystawiona.
Sprawdź Issued i pobierz dostępne dokumenty
Administrator otwiera Billing and Cost Management → Bills, wybiera szukany okres i sprawdza status rozliczenia. Dla wystawionych dokumentów powinien to być Issued. Następnie otwiera Invoices i klika Invoice ID odpowiedniego dokumentu, aby otworzyć i pobrać PDF.
Oprócz faktury AWS udostępnia również inne dokumenty w sekcjach zależnych od dostawcy, na przykład osobne materiały dla AWS EMEA SARL. Nie ograniczaj kontroli do pierwszego pliku na liście. Poproś administratora o dokumenty, które rzeczywiście dotyczą szukanego konta i zakupu.
Przekazuj bieżącą kwotę pod jej właściwą nazwą
W hipotetycznym przykładzie Petr potrzebuje dokumentów za wrzesień. W konsoli pozostawił jednak wybrany październik i widzi bieżącą kwotę. Wrześniową fakturę znajduje dopiero po zmianie okresu i sprawdzeniu wystawionych dokumentów.
Jeśli szukany okres nadal jest otwarty, Petr zapisuje „oczekuje na wystawienie, sprawdza administrator”. Gdy zespół potrzebuje bieżącego zestawienia, przekazuje je wyraźnie jako szacunek. Nie tworzy z niego własnego PDF o nazwie „faktura AWS”, który ukrywałby rzeczywisty status.
Otwórz pobrane oryginały i sprawdź nabywcę, konto, numer, dostawcę, walutę oraz okres. Jeśli dokumentów jest kilka, przygotuj ich zestawienie. Wyjaśnienie powiązań umieść w wiadomości przewodniej, nie w zmodyfikowanej wersji pliku dostawcy.
Gdy dokumentu brakuje również po sprawdzeniu okresu
Napisz do administratora: „Proszę o wystawione dokumenty dla konta AWS firmy A za wrzesień. Sprawdź właściwy okres, status Issued i ewentualne konto, na które przeniesiono rozliczenia”.
Jeśli pozycji nadal nie można znaleźć, wyznacz konkretną osobę do dalszego szukania i uzgodnij kolejną kontrolę. Przekaż księgowości dostępne dokumenty z dokładną informacją, co nadal czeka na wystawienie lub pomoc techniczną. Techniczne zestawienie zużycia nie ukryje wtedy brakującego dokumentu dostawcy.