Dépenses en cours et document émis
Vous voyez dans AWS un montant correspondant au fonctionnement des services et souhaitez le transmettre au comptable. Vérifiez d’abord le statut de facturation. Une estimation des dépenses en cours et une facture émise sont deux pièces différentes, même si elles apparaissent dans la même partie de l’administration.
AWS décrit des estimations évolutives pour le mois en cours et des coûts définitifs pour les périodes clôturées. Selon la documentation, le récapitulatif ne devient une facture qu’après la clôture de la période et le calcul des montants définitifs par AWS.
Commencez par le compte qui reçoit réellement la facturation
Demandez à un administrateur de facturation autorisé les documents du compte AWS ou de l’organisation et de la période concernés. L’accès aux services techniques AWS n’inclut pas nécessairement celui à la facturation ; la documentation exige des autorisations explicites pour certaines pages.
Si l’organisation transfère sa facturation à un autre compte, les pièces sont reçues par le bill transfer account concerné. AWS recommande alors de contacter d’abord son propriétaire. Un historique vide dans le compte habituel ne signifie donc pas nécessairement qu’aucune facture n’a été émise.
Vérifiez Issued et téléchargez les documents disponibles
L’administrateur ouvre Billing and Cost Management → Bills, sélectionne la période recherchée et vérifie le statut de facturation. Pour les documents émis, celui-ci doit être Issued. Il ouvre ensuite Invoices et clique sur l’Invoice ID du document correspondant pour ouvrir et télécharger le PDF.
En plus de la facture, AWS propose d’autres documents dans des sections qui dépendent du fournisseur, par exemple des pièces distinctes pour AWS EMEA SARL. Ne limitez pas la vérification au premier fichier de la liste. Demandez à l’administrateur les documents qui correspondent réellement au compte et à l’achat recherchés.
Transmettez le montant en cours sous son intitulé réel
Dans un exemple fictif, Petr a besoin des pièces de septembre. Mais il a laissé octobre sélectionné dans la console et voit un montant provisoire. Ce n’est qu’après avoir changé de période et vérifié les documents émis qu’il retrouve la facture de septembre.
Si la période recherchée est encore ouverte, Petr note « émission en attente, vérification par l’administrateur ». Si l’équipe souhaite un récapitulatif provisoire, il le transmet explicitement comme une estimation. Il n’en fait pas son propre PDF intitulé « facture AWS », qui masquerait son véritable statut.
Ouvrez les originaux téléchargés et vérifiez le destinataire, le compte, le numéro, le fournisseur, la devise et la période. Si plusieurs documents sont disponibles, dressez-en la liste. Expliquez leurs liens dans le message d’accompagnement, pas dans une version modifiée du fichier du fournisseur.
Si le document manque encore après vérification de la période
Écrivez à l’administrateur : « Peux-tu m’envoyer les documents émis pour le compte AWS de l’entreprise A pour septembre ? Vérifie la bonne période, le statut Issued et, le cas échéant, le compte auquel la facturation a été transférée. »
Si une pièce reste introuvable, désignez une personne pour la rechercher et prévoyez la prochaine vérification. Transmettez au comptable les documents disponibles en indiquant précisément ce qui attend encore une émission ou une réponse de l’assistance. Un récapitulatif technique de consommation ne masquera ainsi pas l’absence d’une pièce du fournisseur.