Despesa em curso e documento emitido
Na AWS vê um montante pela utilização dos serviços e quer entregá-lo ao contabilista. Verifique primeiro o estado da faturação. Uma estimativa da despesa atual e uma fatura emitida são documentos diferentes, mesmo quando aparecem na mesma área de administração.
A AWS descreve estimativas em curso para o mês atual e custos definitivos para períodos encerrados. Segundo a documentação, o resumo só se torna uma fatura quando o período termina e a AWS calcula os montantes definitivos.
Comece pela conta que recebe efetivamente a faturação
Peça a um administrador de faturação autorizado os documentos da conta ou organização AWS e do período específicos. O acesso aos serviços técnicos da AWS não inclui necessariamente a faturação; a documentação exige permissões explícitas para algumas páginas.
Se a organização transferir a faturação para outra conta, os documentos são recebidos pela bill transfer account correspondente. Nesse caso, a AWS recomenda contactar primeiro o seu proprietário. Um histórico vazio na conta habitual não significa necessariamente que a fatura não tenha sido emitida.
Verifique Issued e descarregue os documentos disponíveis
O administrador abre Billing and Cost Management → Bills, escolhe o período pretendido e verifica o estado da faturação. Para documentos emitidos, deve ser Issued. Depois abre Invoices e clica no Invoice ID do documento correspondente para abrir e descarregar o PDF.
Além da fatura, a AWS disponibiliza outros documentos em secções que dependem do fornecedor, por exemplo documentação separada para a AWS EMEA SARL. Não limite a verificação ao primeiro ficheiro da lista. Peça ao administrador os documentos que pertencem realmente à conta e à compra procuradas.
Entregue o montante provisório com a sua designação real
Num exemplo hipotético, Petr precisa dos documentos de setembro. Porém, deixou outubro selecionado na consola e vê um montante provisório. Só encontra a fatura de setembro depois de alterar o período e verificar os documentos emitidos.
Se o período pretendido ainda estiver aberto, Petr regista «aguarda emissão, o administrador está a verificar». Se a equipa quiser um resumo provisório, entrega-o expressamente como estimativa. Não cria a partir dele um PDF próprio chamado «fatura AWS», que ocultaria o seu estado real.
Abra os originais descarregados e verifique o destinatário, a conta, o número, o fornecedor, a moeda e o período. Se houver vários documentos, faça uma lista. Explique a relação entre eles na mensagem de acompanhamento, não numa versão alterada do ficheiro do fornecedor.
Se o documento continuar em falta depois de verificar o período
Escreva ao administrador: «Podes enviar-me os documentos emitidos para a conta AWS da empresa A referentes a setembro? Verifica o período correto, o estado Issued e a eventual conta para a qual a faturação foi transferida.»
Se uma rubrica continuar por localizar, designe uma pessoa concreta para acompanhar a procura e combine a próxima verificação. Entregue ao contabilista os documentos disponíveis indicando exatamente o que ainda aguarda emissão ou apoio. Assim, um resumo técnico do consumo não esconde um documento do fornecedor em falta.