Løbende udgifter og et udstedt bilag
Du ser et beløb for brug af AWS-tjenester og vil give det til bogholderen. Kontrollér først faktureringsstatussen. Et estimat over de aktuelle udgifter og en udstedt faktura er forskellige underlag, selvom de vises i samme del af administrationen.
AWS beskriver løbende estimater for den aktuelle måned og endelige omkostninger for afsluttede perioder. Ifølge dokumentationen bliver oversigten først en faktura, når perioden er afsluttet, og AWS har beregnet de endelige beløb.
Start med den konto, som faktisk modtager faktureringen
Bed en autoriseret faktureringsadministrator om dokumenterne for den konkrete AWS-konto eller organisation og periode. Adgang til tekniske AWS-tjenester omfatter ikke nødvendigvis faktureringen; dokumentationen kræver udtrykkelige tilladelser til visse sider.
Hvis organisationen overfører faktureringen til en anden konto, modtager den pågældende bill transfer account dokumenterne. AWS anbefaler i det tilfælde først at kontakte dens ejer. En tom historik på den almindelige konto behøver derfor ikke betyde, at fakturaen ikke er udstedt.
Kontrollér Issued og download tilgængelige dokumenter
Administratoren åbner Billing and Cost Management → Bills, vælger den ønskede periode og kontrollerer faktureringsstatussen. For udstedte dokumenter skal den være Issued. Derefter åbner administratoren Invoices og klikker på dokumentets Invoice ID for at åbne og downloade PDF-filen.
Ud over fakturaen tilbyder AWS andre dokumenter i afsnit, der afhænger af leverandøren, eksempelvis særskilte underlag for AWS EMEA SARL. Begræns ikke kontrollen til den første fil på listen. Bed administratoren om de dokumenter, der faktisk hører til den konto og det køb, du søger.
Aflever det løbende beløb med den rette betegnelse
I et tænkt eksempel skal Petr bruge bilag for september. Men han har ladet oktober stå valgt i konsollen og ser et løbende beløb. Først efter at have skiftet periode og kontrolleret de udstedte dokumenter finder han septemberfakturaen.
Er perioden stadig åben, noterer Petr »afventer udstedelse, administratoren kontrollerer«. Vil teamet have en foreløbig oversigt, afleverer han den udtrykkeligt som et estimat. Han laver ikke sin egen PDF kaldet »AWS-faktura«, som ville skjule den faktiske status.
Åbn de downloadede originaler, og kontrollér køber, konto, nummer, leverandør, valuta og periode. Er der flere dokumenter, så lav en oversigt over dem. Forklar sammenhængen i følgebeskeden, ikke i en ændret version af leverandørens fil.
Når dokumentet stadig mangler efter periodekontrollen
Skriv til administratoren: »Vil du sende de udstedte dokumenter for virksomhed A’s AWS-konto for september? Kontrollér den rette periode, statussen Issued og en eventuel konto, som faktureringen er overført til.«
Kan en post stadig ikke findes, så aftal med en konkret person, at vedkommende følger den op, og planlæg næste kontrol. Aflever de tilgængelige dokumenter til bogholderen med en præcis beskrivelse af, hvad der stadig afventer udstedelse eller support. En teknisk forbrugsoversigt skjuler dermed ikke et manglende leverandørbilag.