Löpande kostnader och ett utfärdat dokument
Du ser ett belopp för användningen av AWS-tjänster och vill lämna det till den som sköter redovisningen. Kontrollera först faktureringsstatusen. En uppskattning av aktuella kostnader och en utfärdad faktura är olika underlag, även om de visas i samma del av administrationen.
AWS beskriver löpande uppskattningar för den aktuella månaden och slutliga kostnader för avslutade perioder. Enligt dokumentationen blir sammanfattningen inte en faktura förrän perioden avslutas och AWS beräknar de slutliga beloppen.
Börja med kontot som faktiskt tar emot faktureringen
Be en behörig faktureringsadministratör om dokumenten för det aktuella AWS-kontot eller organisationen och perioden. Åtkomst till tekniska AWS-tjänster behöver inte omfatta faktureringen; dokumentationen kräver uttryckliga behörigheter för vissa sidor.
Om organisationen överför faktureringen till ett annat konto tar motsvarande bill transfer account emot dokumenten. AWS rekommenderar då att du först kontaktar dess ägare. En tom historik i det vanliga kontot behöver alltså inte betyda att fakturan inte har utfärdats.
Kontrollera Issued och ladda ned tillgängliga dokument
Administratören öppnar Billing and Cost Management → Bills, väljer den sökta perioden och kontrollerar faktureringsstatusen. För utfärdade dokument ska den vara Issued. Sedan öppnar administratören Invoices och klickar på dokumentets Invoice ID för att öppna och ladda ned PDF-filen.
Utöver fakturan erbjuder AWS andra dokument i avsnitt som beror på leverantören, till exempel separata underlag för AWS EMEA SARL. Begränsa inte kontrollen till den första filen i listan. Be administratören om dokument som faktiskt hör till det sökta kontot och köpet.
Lämna över det löpande beloppet med rätt beteckning
I ett hypotetiskt exempel behöver Petr underlagen för september. Men han har lämnat oktober vald i konsolen och ser ett löpande belopp. Först efter att ha bytt period och kontrollerat utfärdade dokument hittar han septemberfakturan.
Om den sökta perioden fortfarande är öppen skriver Petr ”väntar på utfärdande, administratören kontrollerar”. Vill teamet ha en löpande översikt lämnar han den uttryckligen som en uppskattning. Han skapar inte en egen PDF kallad ”AWS-faktura” som skulle dölja den verkliga statusen.
Öppna de nedladdade originalen och kontrollera köpare, konto, nummer, leverantör, valuta och period. Finns flera dokument, gör en förteckning över dem. Förklara sambandet i följemeddelandet, inte i en ändrad version av leverantörens fil.
När dokumentet saknas även efter kontroll av perioden
Skriv till administratören: ”Skicka gärna de utfärdade dokumenten för företag A:s AWS-konto för september. Kontrollera rätt period, statusen Issued och eventuellt konto som faktureringen har överförts till.”
Om en post fortfarande inte hittas, utse en konkret person att följa upp den och bestäm nästa kontroll. Lämna de tillgängliga dokumenten till redovisningen med en exakt uppgift om vad som fortfarande väntar på utfärdande eller support. En teknisk användningsöversikt döljer då inte ett saknat leverantörsdokument.