Priebežná útrata a vystavený doklad
V AWS vidíte sumu za prevádzku služieb a chcete ju odovzdať účtovníkovi. Najprv overte stav vyúčtovania. Odhad aktuálnej útraty a vystavená faktúra sú odlišné podklady, aj keď sa zobrazujú v rovnakej časti administrácie.
AWS opisuje priebežné odhady za aktuálny mesiac a konečné náklady za uzavreté obdobia. Podľa dokumentácie sa súhrn nestáva faktúrou, kým sa obdobie neuzavrie a AWS nevyčísli konečné sumy.
Začnite účtom, ktorý fakturáciu skutočne prijíma
Požiadajte oprávneného správcu fakturácie o dokumenty pre konkrétny AWS účet alebo organizáciu a obdobie. Prístup k technickým službám AWS nemusí zahŕňať prístup k fakturácii; dokumentácia pri niektorých stránkach vyžaduje výslovné oprávnenia.
Ak organizácia používa prevod fakturácie na iný účet, doklady prijíma príslušný bill transfer account. AWS v takom prípade odporúča najprv osloviť jeho vlastníka. Prázdna história bežného účtu teda nemusí znamenať, že faktúra nebola vystavená.
Overte stav Issued a stiahnite dostupné dokumenty
Správca otvorí Billing and Cost Management → Bills, vyberie hľadané obdobie a skontroluje stav vyúčtovania. Pri vystavených dokladoch má byť Issued. Potom otvorí Invoices a klikne na Invoice ID príslušného dokumentu, aby otvoril a stiahol PDF.
AWS ponúka popri faktúre aj ďalšie dokumenty v sekciách, ktoré závisia od poskytovateľa, napríklad samostatné podklady pre AWS EMEA SARL. Neobmedzte kontrolu len na prvý súbor v zozname. Požiadajte správcu o dokumenty, ktoré skutočne patria k hľadanému účtu a nákupu.
Priebežnú sumu odovzdávajte pod jej skutočným označením
V modelovom príklade potrebuje Petr podklady za september. V konzole však nechal vybraný október a vidí priebežnú sumu. Až po zmene obdobia a kontrole vystavených dokumentov dohľadá septembrovú faktúru.
Ak je hľadané obdobie stále otvorené, Petr si zapíše „čaká na vystavenie, kontroluje správca“. Ak tím chce priebežný prehľad, odovzdá ho výslovne ako odhad. Nevytvorí z neho vlastné PDF s názvom „faktúra AWS“, ktoré by zakrývalo skutočný stav.
Stiahnuté originály otvorte a overte odberateľa, účet, číslo, poskytovateľa, menu a obdobie. Ak je dokumentov viac, uveďte ich prehľad. Vysvetlenie súvislostí patrí do sprievodnej správy, nie do upravenej verzie dodávateľovho súboru.
Keď dokument chýba aj po kontrole obdobia
Správcovi napíšte: „Prosím o vystavené dokumenty za AWS účet firmy A za september. Over správne obdobie, stav Issued a prípadný účet, na ktorý je fakturácia prevedená.“
Ak sa položku nepodarí dohľadať, dohodnite s konkrétnym človekom ďalšiu kontrolu. Účtovníkovi odovzdajte dostupné dokumenty s presným označením toho, čo ešte čaká na vystavenie alebo podporu. Technický prehľad spotreby tak nezakryje chýbajúci dodávateľský doklad.