Lizenzen und Zugriff auf Rechnungen
Sie nutzen Photoshop oder Acrobat, verwalten vielleicht sogar Teamlizenzen, können aber den Rechnungsverlauf nicht sehen. Bei einem Adobe-Teamabonnement kommt es darauf an, wer den Vertrag besitzt. Die Berechtigung zur App-Nutzung oder Verwaltung eines Teils des Teams reicht möglicherweise nicht aus, um einen Beleg abzurufen.
Bevor Sie Konten oder Zugriffsrechte ändern, ermitteln Sie den Inhaber des konkreten Vertrags und den Kaufweg. So finden Sie die Person, die Ihnen das ursprüngliche PDF tatsächlich liefern kann.
Direktkäufe laufen über den Vertragsinhaber, Partnerkäufe über den Anbieter
Adobe gibt an, dass der Rechnungsverlauf in der Admin Console dem Vertragsinhaber zugänglich ist. Bei Tarifen, die über einen Reseller gekauft wurden, verweist Adobe für Rechnungen an diesen Reseller.
Bei einem Direktkauf öffnet der Vertragsinhaber Account → Billing history. Wenn jemand anderes diesen Reiter nicht sieht, ist das kein Grund, für einen Beleg die Vertragsinhaberschaft zu übertragen. Bitten Sie den bisherigen Inhaber um den Download.
Adobes Anleitung zum Rechnungsverlauf →
Nennen Sie in Ihrer Anfrage Organisation, gesuchten Zeitraum und bekannte Rechnungsnummer. Kennen Sie nur die Zahlung, geben Sie Datum und Betrag als Suchhinweise an; sie beweisen nicht, dass genau dieser Beleg fehlt.
Rechnung auswählen und den Download prüfen
Im Verlauf lassen sich Belege suchen und ausgewählte Rechnungen über Download invoices herunterladen. Das Ergebnis sind PDF-Dateien. Adobe weist außerdem darauf hin, dass eine Rechnung erst bis zu 24 Stunden nach der Zahlung verfügbar werden kann.
Öffnen Sie die heruntergeladene Datei. Prüfen Sie Rechnungsempfänger, Nummer und Zeitraum, damit nicht die Abrechnung eines anderen Teamvertrags weitergegeben wird. Halten Sie bei mehreren Belegen fest, was Sie erhalten haben; „Adobe erledigt“ lässt sich später nur schwer überprüfen.
Für manche bezahlten Rechnungen bietet Adobe auch eine Zahlungsquittung (Receipt) an. Speichern Sie diese bei Bedarf getrennt von der Rechnung. Führen Sie Dateinamen und Verwendungszwecke bei der Übergabe nicht zusammen.
Vor dem Versand aus der Verwaltung die Empfänger prüfen
Email invoices sendet den Beleg nicht nur an die Adressen, die Sie im Formular eintragen. Laut Adobe erhalten auch alle Administratoren der Organisation die Nachricht. Prüfen Sie deshalb vor der Nutzung, wer die E-Mail bekommt.
Adobe erklärt die E-Mail-Empfänger in seiner Anleitung →
In einem fiktiven Beispiel möchte Jana die September-Rechnung einer externen Buchhalterin geben. Der Vertragsinhaber lädt sie herunter; Jana sendet sie über den vereinbarten Unternehmenskanal mit dem Hinweis „Teamvertrag von Unternehmen A, September“. So verwechselt sie die einzelne Übergabe an die Buchhalterin nicht mit einem Versand aus der Verwaltung.
Wenn der Vertragsinhaber unbekannt ist
Bitten Sie die Person, die die Lizenzen beschafft hat, den Vertrag oder die Partnerbestellung herauszusuchen. Ihre Anfrage könnte lauten: „Ich brauche das ursprüngliche PDF für das Adobe-Team von Unternehmen A für September. Ich habe keinen Zugriff auf Billing history. Wer besitzt den Vertrag beziehungsweise welcher Reseller stellt den Beleg aus?“
Ist der Direktkauf bestätigt, findet aber auch der richtige Vertragsinhaber den Beleg nach der üblichen Wartezeit nicht, wenden Sie sich an den Adobe-Support. Bis dahin bleibt der Punkt offen, mit einer benannten Person für die Klärung. Abgeschlossen ist die Aufgabe mit der passenden Rechnung und einer eindeutigen Übergabe, nicht allein mit Zugang zur Anwendung.