Lisenssit ja pääsy laskuihin
Käytät Photoshopia tai Acrobatia, ehkä hallitset tiimin lisenssejäkin, mutta laskuhistoria ei näy. Adoben tiimitilauksessa ratkaisee, kuka omistaa sopimuksen. Sovelluksen käyttöoikeus tai osan tiimistä hallinnointi ei välttämättä riitä asiakirjan saamiseen.
Selvitä kyseisen sopimuksen omistaja ja ostokanava ennen tilien tai käyttöoikeuksien muuttamista. Näin tiedät, kuka voi todella toimittaa alkuperäisen PDF:n.
Suoran oston lasku sopimuksen omistajalta, jälleenmyyjäoston lasku toimittajalta
Adobe kertoo, että Admin Consolen laskuhistoria on sopimuksen omistajan käytettävissä. Jälleenmyyjältä ostettujen pakettien laskut se ohjaa pyytämään kyseiseltä jälleenmyyjältä.
Suorassa ostossa sopimuksen omistaja avaa Account → Billing history. Se, ettei joku toinen näe välilehteä, ei ole peruste siirtää sopimuksen omistajuutta yhden asiakirjan vuoksi. Pyydä nykyistä omistajaa lataamaan se.
Ilmoita pyynnössä organisaatio, etsittävä ajanjakso ja tiedossa oleva laskunumero. Jos tiedät vain maksun, anna päivämäärä ja summa hakuvihjeiksi; ne eivät todista, että juuri kyseinen asiakirja puuttuu.
Valitse lasku ja tarkista lataus
Historiasta voi etsiä asiakirjoja ja ladata valitut laskut Download invoices -toiminnolla. Tuloksena ovat PDF-tiedostot. Adobe kertoo myös, että laskun saataville tulo voi kestää jopa 24 tuntia maksun jälkeen.
Avaa ladattu tiedosto. Tarkista asiakas, numero ja ajanjakso, jotta et luovuta toisen tiimisopimuksen laskutusta. Säilytä useista asiakirjoista luettelo siitä, mitä sait; pelkkä ”Adobe valmis” on vaikea tarkistaa myöhemmin.
Adobe tarjoaa joidenkin maksettujen asiakirjojen yhteydessä myös receipt-tositteen eli maksukuitin. Tallenna se tarvittaessa erikseen laskusta. Älä yhdistä tiedostonimiä tai käyttötarkoituksia luovutuksessa.
Tarkista vastaanottajat ennen lähettämistä hallintapaneelista
Email invoices ei lähetä asiakirjaa vain lomakkeelle syötettyihin osoitteisiin. Adoben mukaan myös kaikki organisaation ylläpitäjät saavat viestin. Tarkista siksi vastaanottajajoukko ennen toiminnon käyttöä.
Adobe selittää sähköpostin vastaanottajat ohjeessa →
Kuvitteellisessa esimerkissä Jana haluaa toimittaa syyskuun laskun ulkoiselle kirjanpitäjälle. Sopimuksen omistaja lataa sen ja Jana lähettää sen sovittua yrityksen kanavaa pitkin huomautuksella ”yrityksen A tiimisopimus, syyskuu”. Hän erottaa näin yksittäisen luovutuksen hallintapaneelista tehtävästä jakelusta.
Kun sopimuksen omistaja ei ole tiedossa
Pyydä lisenssit hankkinutta henkilöä etsimään sopimus tai kumppanitilaus. Voit kirjoittaa: ”Tarvitsen alkuperäisen PDF:n yrityksen A Adobe-tiimille syyskuulta. Minulla ei ole Billing history -näkymää. Kuka omistaa sopimuksen tai mikä jälleenmyyjä antaa asiakirjan?”
Jos suora osto on vahvistettu, mutta oikeakaan omistaja ei löydä asiakirjaa tavanomaisen odotusajan jälkeen, ota yhteyttä Adoben tukeen. Pidä asia siihen asti avoimena ja nimeä sitä hoitava henkilö. Valmis tulos on oikea lasku ja selkeä luovutus, ei vain pääsy sovellukseen.