Ergänzen Sie das Original um den Zusammenhang, den Sie kennen
Eine Rechnung kommt auf Englisch oder Deutsch an, doch aus der Bezeichnung der Position geht nicht klar hervor, wofür Sie bezahlt haben. Die Buchhaltung weiß vielleicht auch nicht, wer die Leistung nutzt oder zu welchem Unternehmen sie gehört. Das bloße Weiterleiten der PDF kann deshalb weitere Fragen auslösen, selbst wenn das Dokument gut lesbar ist.
Eine kurze Erklärung zum Einkauf, die Sie der Originalrechnung beifügen, kann helfen. Klären Sie aber zuerst mit der Buchhaltung, was fehlt: die Übersetzung eines bestimmten Begriffs, der Zusammenhang mit Ihrer Arbeit oder eine Angabe, die auf dem Beleg überhaupt nicht steht.
Das Original und Ihre Erklärung erfüllen unterschiedliche Aufgaben
Die Originalrechnung bleibt in der Form erhalten, in der der Anbieter sie ausgestellt hat. Ihre Nachricht ergänzt Fakten, die Sie als bestellende Person kennen: warum Sie die Leistung gekauft haben, wer sie nutzt und für welches Unternehmen. Schreiben Sie Ihre eigene Beschreibung nicht direkt in die Original-PDF.
Diese Unterscheidung ist auch beim Namen des Anbieters wichtig. Die Marke, die Sie aus der Anwendung kennen, kann anders heißen als das Unternehmen auf der Rechnung. Wenn Sie den Zusammenhang aus der Bestellung oder Ihrem Kundenkonto kennen, ergänzen Sie ihn. Wenn nicht, kennzeichnen Sie ihn als offene Frage zur Prüfung statt als abschließende Erklärung.
Gehen Sie bei einer unklaren Position genauso vor. Sie können eine vorläufige Erklärung auf Deutsch ergänzen und die ursprüngliche Bezeichnung daneben stehen lassen. Wenn Sie sich bei der Übersetzung unsicher sind, sagen Sie das. So erkennt die Buchhaltung, was aus dem Beleg stammt und was Ihre ungefähre Beschreibung ist.
Erklären Sie, was die Rechnung allein nicht erkennen lässt
Die Erklärung muss meist nicht lang sein. Nennen Sie die konkrete Leistung oder den Einkauf, das Unternehmen und den Verwendungszweck. Übernehmen Sie den Zeitraum nur dann aus dem Beleg, wenn er dort tatsächlich angegeben ist; leiten Sie eine fehlende Angabe nicht automatisch vom Zahlungsdatum ab.
Die Kontobewegung und die Rechnung beschreiben dabei unterschiedliche Teile des Einkaufs. Wenn Sie nur eine Zahlungsbestätigung aus dem Ausland haben, prüfen Sie zuerst, ob der eigentliche Beleg fehlt. Der Artikel Das Geld ist überwiesen. Warum braucht die Buchhaltung trotzdem einen Beleg? hilft dabei, den Zusammenhang zu klären.
Das Geld ist überwiesen. Warum braucht die Buchhaltung trotzdem einen Beleg? →
Beispiel für eine kurze Arbeitsnotiz
In einem fiktiven Beispiel enthält die Rechnung die Position „Annual workspace plan“. Die bestellende Person weiß, dass sie ein Jahresabonnement für das Team des Unternehmens Alfa gekauft hat, ist sich aber bei einer weiteren abgekürzten Zeile unsicher. Sie könnte diese Nachricht beifügen:
„Ich schicke die Originalrechnung für ein Jahresabonnement eines Arbeitstools für das Team von Alfa. Unter ‚Annual workspace plan‘ verstehe ich vorläufig einen jährlichen Teamtarif; diese Erklärung ist meine eigene Arbeitsnotiz. Die Bedeutung der zweiten abgekürzten Zeile habe ich nicht überprüft. Reicht Ihnen dieser Zusammenhang, oder benötigen Sie eine Erklärung des Anbieters beziehungsweise eine Übersetzung eines bestimmten Abschnitts?“
Eine solche Nachricht erläutert die bekannten Zusammenhänge und stellt eine präzise Frage. Wenn Sie den Beleg als nachträgliche Ergänzung oder Korrektur schicken, machen Sie auch diesen Bezug deutlich. Für eine umfangreichere Übergabe können Sie die Vorlagen für eine Begleitnachricht an die Buchhaltung nutzen.
Vorlagen für eine Begleitnachricht an die Buchhaltung →
Falls die Buchhaltung eine Übersetzung braucht, vereinbaren Sie deren Umfang und die gewünschte Form. Wenn eine Angabe des Anbieters fehlt oder unklar ist, bitten Sie ihn um eine Erklärung. Eine Übersetzung allein kann keine Information ergänzen, die das Originaldokument nicht enthält.