Dołącz do oryginału znany ci kontekst

Przychodzi faktura po angielsku lub niemiecku, ale z nazwy pozycji nie wynika jasno, za co zapłacono. Księgowa może też nie wiedzieć, kto korzysta z usługi i której firmy ona dotyczy. Samo przesłanie PDF-u może więc wywołać kolejne pytania, nawet jeśli dokument jest czytelny.

Pomóc może krótkie wyjaśnienie zakupu dołączone do oryginalnej faktury. Najpierw jednak ustal z księgową, czego jej brakuje: tłumaczenia konkretnego określenia, kontekstu twojej pracy czy informacji, której w ogóle nie ma na dokumencie.

Oryginał i twoje wyjaśnienie pełnią różne funkcje

Oryginalna faktura zachowuje postać, w jakiej wystawił ją dostawca. Twoja wiadomość uzupełnia fakty, które znasz jako osoba składająca zamówienie: dlaczego kupiono usługę, kto z niej korzysta i dla jakiej firmy. Nie dopisuj własnego opisu bezpośrednio do oryginalnego PDF-u.

To rozróżnienie ma znaczenie również przy nazwie dostawcy. Marka znana ci z aplikacji może różnić się od nazwy spółki na fakturze. Jeśli znasz ich powiązanie z zamówienia lub konta klienta, dopisz tę informację. Jeśli go nie znasz, zaznacz, że wymaga sprawdzenia, zamiast przedstawiać je jako pewne wyjaśnienie.

Tak samo postępuj z niejasną pozycją. Możesz podać jej robocze znaczenie po polsku i zostawić obok oryginalną nazwę. Jeśli nie masz pewności co do tłumaczenia, powiedz o tym. Księgowa będzie wtedy wiedzieć, co pochodzi z dokumentu, a co jest twoim orientacyjnym opisem.

Wyjaśnij kontekst, którego nie da się odczytać z faktury

Wyjaśnienie zazwyczaj nie musi być długie. Podaj konkretną usługę lub zakup, firmę i sposób wykorzystania. Przepisz okres z dokumentu tylko wtedy, gdy rzeczywiście jest w nim podany; nie ustalaj automatycznie brakującego okresu na podstawie daty płatności.

Operacja na rachunku i faktura opisują różne części zakupu. Jeśli masz tylko zagraniczne potwierdzenie płatności, najpierw sprawdź, czy nie brakuje właściwego dokumentu. W powiązaniu informacji pomoże artykuł Pieniądze wyszły z konta. Dlaczego księgowa nadal potrzebuje dokumentu?

Pieniądze wyszły z konta. Dlaczego księgowa nadal potrzebuje dokumentu? →

Przykład krótkiej notatki roboczej

W fikcyjnym przykładzie faktura zawiera pozycję „Annual workspace plan”. Osoba zamawiająca wie, że kupiła roczną subskrypcję dla zespołu firmy Alfa, ale nie jest pewna znaczenia drugiego, skróconego wiersza. Może dołączyć taką wiadomość:

„Przesyłam oryginalną fakturę za roczną subskrypcję narzędzia do pracy dla zespołu Alfy. Pozycję «Annual workspace plan» rozumiem roboczo jako roczny plan dla zespołu; to wyjaśnienie jest moją notatką roboczą. Nie mam potwierdzonego znaczenia drugiego, skróconego wiersza. Czy ten kontekst wystarczy, czy potrzebne jest wyjaśnienie od dostawcy albo tłumaczenie konkretnej części?”

Taka wiadomość wyjaśnia znany kontekst i stawia precyzyjne pytanie. Jeśli przesyłasz dokument jako późniejsze uzupełnienie lub korektę, zaznacz również ten związek. Przy szerszym przekazaniu materiałów możesz skorzystać z wzorów wiadomości przewodniej do księgowej.

wzory wiadomości przewodniej do księgowej →

Jeśli księgowa potrzebuje tłumaczenia, uzgodnij z nią jego zakres i wymaganą formę. Gdy informacja od dostawcy jest niejasna lub jej brakuje, poproś go o wyjaśnienie. Samo tłumaczenie nie uzupełni informacji, której nie ma w oryginalnym dokumencie.