Komplettera originalet med det sammanhang du känner till

En faktura kommer på engelska eller tyska, men benämningen på raden gör det inte tydligt vad du har betalat för. Redovisningskonsulten kanske inte heller vet vem som använder tjänsten eller vilket företag den tillhör. Att bara vidarebefordra pdf-filen kan därför leda till fler frågor, även om dokumentet är läsbart.

En kort förklaring av inköpet vid sidan av originalfakturan kan hjälpa. Börja ändå med att fråga redovisningskonsulten vad som saknas: en översättning av ett visst uttryck, sammanhanget i ditt arbete eller en uppgift som inte alls finns i underlaget.

Originalet och din förklaring fyller olika funktioner

Originalfakturan bevarar dokumentet i den form leverantören utfärdade det. Ditt meddelande kompletterar med sådant du känner till som beställare: varför du köpte tjänsten, vem som använder den och för vilket företag. Skriv inte in din egen beskrivning direkt i den ursprungliga pdf-filen.

Skillnaden är också viktig när det gäller leverantörens namn. Varumärket du känner igen från appen kan skilja sig från företagsnamnet på fakturan. Om du känner till sambandet från beställningen eller ditt kundkonto, skriv det. Om du inte gör det, markera det som en fråga att kontrollera, inte som en färdig förklaring.

Gör likadant med en oklar fakturarad. Du kan ge en preliminär förklaring på svenska och låta den ursprungliga benämningen stå kvar bredvid. Säg till om du är osäker på översättningen. Då kan redovisningskonsulten skilja uppgifterna i underlaget från din ungefärliga beskrivning.

Förklara det sammanhang som inte framgår av fakturan

Förklaringen behöver oftast inte vara lång. Ange den specifika tjänsten eller inköpet, företaget och användningen. Skriv av perioden från underlaget bara om den faktiskt anges där; härled inte automatiskt en saknad uppgift från betalningsdatumet.

Kontorörelsen och fakturan beskriver olika delar av inköpet. Om du bara har en betalningsbekräftelse från utlandet, kontrollera först om själva underlaget saknas. Artikeln Pengarna har dragits. Varför behöver redovisningskonsulten fortfarande ett underlag? hjälper dig att reda ut sambandet.

Pengarna har dragits. Varför behöver redovisningskonsulten fortfarande ett underlag? →

Exempel på en kort arbetsanteckning

I ett fiktivt exempel innehåller fakturan en rad med benämningen ”Annual workspace plan”. Beställaren vet att inköpet gäller ett årsabonnemang för teamet på företaget Alfa, men är osäker på vad en annan förkortad rad betyder. Följande meddelande kan bifogas:

”Jag skickar originalfakturan för ett årsabonnemang på ett arbetsverktyg för Alfas team. Min preliminära tolkning av ’Annual workspace plan’ är en årsplan för teamet; förklaringen är min egen arbetsanteckning. Jag har inte kontrollerat betydelsen av den andra förkortade raden. Räcker det här sammanhanget, eller behöver du en förklaring från leverantören eller en översättning av en viss del?”

Ett sådant meddelande förklarar det kända sammanhanget och ställer en tydlig fråga. Om du skickar underlaget som en senare komplettering eller rättelse, ange även den kopplingen. Vid en större överlämning kan du använda mallarna för följemeddelanden till redovisningskonsulten.

mallar för följemeddelanden till redovisningskonsulten →

Om redovisningskonsulten behöver en översättning, kom överens om omfattningen och önskat format. När en uppgift från leverantören saknas eller är oklar, be leverantören att förklara. En översättning kan inte i sig lägga till information som originaldokumentet inte innehåller.