Voeg de context die je kent toe aan het origineel
Er komt een factuur in het Engels of Duits binnen, maar uit de omschrijving blijkt niet duidelijk waarvoor je hebt betaald. Je boekhouder weet misschien ook niet wie de dienst gebruikt of bij welk bedrijf die hoort. Alleen de pdf doorsturen kan daardoor tot meer vragen leiden, ook als het document goed leesbaar is.
Een korte uitleg over de aankoop naast de originele factuur kan helpen. Bespreek eerst met je boekhouder wat er ontbreekt: een vertaling van een bepaalde term, de context van je werk of een gegeven dat helemaal niet op het document staat.
Het origineel en jouw uitleg hebben verschillende functies
De originele factuur blijft in de vorm waarin de leverancier die heeft opgesteld. Jouw bericht voegt feiten toe die je als besteller kent: waarom je de dienst hebt gekocht, wie die gebruikt en voor welk bedrijf. Zet je eigen beschrijving niet rechtstreeks in de originele pdf.
Dat onderscheid is ook belangrijk bij de naam van de leverancier. Het merk dat je uit de app kent, kan afwijken van de bedrijfsnaam op de factuur. Als je het verband kent uit de bestelling of je klantaccount, vermeld het dan. Ken je het niet, markeer het dan als een vraag die nog moet worden nagegaan, niet als een vaststaande uitleg.
Doe hetzelfde met een onduidelijke factuurregel. Je kunt een voorlopige betekenis in het Nederlands geven en de oorspronkelijke naam ernaast laten staan. Zeg het als je niet zeker bent van de vertaling. Je boekhouder ziet dan wat uit het document komt en wat jouw globale beschrijving is.
Licht toe wat niet uit de factuur blijkt
De uitleg hoeft meestal niet lang te zijn. Noem de specifieke dienst of aankoop, het bedrijf en het gebruik. Neem de periode alleen over uit het document als die er daadwerkelijk op staat; leid een ontbrekend gegeven niet automatisch af uit de betaaldatum.
De geldbeweging op je rekening en de factuur beschrijven verschillende onderdelen van de aankoop. Heb je alleen een betalingsbevestiging uit het buitenland, controleer dan eerst of het eigenlijke document ontbreekt. Het artikel Het geld is overgemaakt. Waarom heeft je boekhouder nog een document nodig? helpt je het verband te achterhalen.
Het geld is overgemaakt. Waarom heeft je boekhouder nog een document nodig? →
Voorbeeld van een korte werknotitie
In een fictief voorbeeld staat op de factuur de regel ‘Annual workspace plan’. De besteller weet dat er een jaarlijks teamabonnement voor het bedrijf Alfa is gekocht, maar twijfelt over de betekenis van een andere afgekorte regel. Diegene kan dit bericht toevoegen:
‘Ik stuur de originele factuur voor een jaarlijks teamabonnement op een werktool voor Alfa. Mijn voorlopige interpretatie van “Annual workspace plan” is een jaarabonnement voor het team; deze uitleg is mijn eigen werknotitie. De betekenis van de tweede afgekorte regel heb ik niet gecontroleerd. Is deze context voldoende, of heb je een uitleg van de leverancier of een vertaling van een specifiek deel nodig?’
Zo’n bericht legt de bekende context uit en stelt een gerichte vraag. Stuur je het document als een latere aanvulling of correctie, vermeld dan ook dat verband. Voor een uitgebreidere overdracht kun je de sjablonen voor een begeleidend bericht aan je boekhouder gebruiken.
sjablonen voor een begeleidend bericht aan je boekhouder →
Als je boekhouder een vertaling nodig heeft, spreek dan af welk deel vertaald moet worden en in welke vorm. Ontbreekt er een gegeven van de leverancier of is het onduidelijk, vraag de leverancier dan om uitleg. Een vertaling kan op zichzelf geen informatie toevoegen die het originele document niet bevat.